Digitalisierung der Immobilienwirtschaft
Chancen und Herausforderungen für Hausverwaltungen
Inhalt:
Die Digitalisierung erfasst zunehmend alle Bereiche der Wirtschaft und macht auch vor der Immobilienwirtschaft keinen Halt. Durch die voranschreitende Digitalisierung verändern sich traditionelle Arbeitsweisen teils grundlegend. Während einige Branchen bereits signifikante Fortschritte gemacht haben, befindet sich die Digitalisierung der Immobilienbranche noch in den Kinderschuhen. Dabei haben digitale Lösungen gerade für Hausverwaltungen ein enormes Potenzial, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und so den Alltag von Verwaltern, Mietern und Eigentümern gleichermaßen zu verbessern.
Status quo der Digitalisierung
Das Ergebnis des Digitalisierungsindex 2023: Die digitale Transformation der deutschen Wirtschaft verläuft nach einem pandemiebedingten Boost 2021 seitwärts. Doch gerade die COVID-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig flexible und digitale Arbeitsmodelle sind. Online Kommunikation, automatisierte Prozesse und digitale Datenverwaltung sind kein nice-to-have mehr. Um dem Wettbewerb und den gesellschaftlichen Entwicklungen standhalten zu können, sind sie essenziell.
Die digitale Transformation der Immobilienwirtschaft hat in den letzten Jahren zwar an Fahrt gewonnen, aber die Digitalisierungsstudie des Zentralen Immobilien Ausschusses (ZIA) zeigt, dass weitere Investitionen getätigt werden müssen. Denn laut Studie befinden sich nur rund 58 % der befragten Unternehmen in einer fortgeschrittenen Phase der digitalen Transformation.
Herausforderungen der Digitalisierung für Hausverwaltungen
Widerstände gegen Veränderungen
Datenschutz und Datensicherheit
Mit zunehmenden digitalen Strukturen steigt die Summe an Daten und damit auch die Sorge um den Datenschutz. Unternehmen setzen sich Risiken wie Datenverlust, Cyberangriffen und Missachtung gesetzlicher Vorschriften aus. Hier ist es wichtig, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten und für angemessene Sicherheitsvorkehrungen zu sorgen.
Integration neuer Technologien in bestehende Systeme
Fehlende Ressourcen
Chancen der Digitalisierung für Hausverwaltungen
Neben all den Herausforderungen, die die digitale Transformation der Immobilienwirtschaft mit sich bringt, birgt sie auch enorme Chancen. Gerade für Hausverwaltungen lassen sich viele Prozesse erleichtern und vereinfachen.
Einige unserer Kunden gehen sogar so weit, dass sie jeden eingehenden Anruf von unserer AI Mailbox annehmen lassen. Wir empfehlen jedoch auch persönliche Sprechzeiten einzurichten.
Erhöhte Servicequalität
Verwaltungseffizienz steigern
Digitale Vorgangsmanagementsysteme spielen hierbei eine wichtige Rolle und können die Arbeit von Verwaltenden von Grund auf verändern. Denn die digitale Umstrukturierung der Immobilienverwaltung bedeutet, dass im besten Fall eine ganzheitliche Vernetzung aller Arbeitsprozesse geschaffen wird. Digitale Prozesse ermöglichen Verwaltenden eine Bereitstellung relevanter Daten in Echtzeit, unabhängig vom Standort. So können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden.
Kostenersparnis
Durch die Automatisierung von Aufgaben, wie z. B. der Bearbeitung von Anfragen oder der Durchführung von Routineaufgaben, können Hausverwaltungen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Arbeitszeit von Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden, sie können sich vermehrt auf strategische und wertschöpferische Aufgaben konzentrieren. Diese Ressourcen können dann in andere Bereiche des Unternehmens investiert werden, um weiteres Wachstum und Innovation zu fördern. Digitale Prozesse ermöglichen es zudem einen ganzheitlichen Blick, sodass Fehlinvestitionen und Mehrarbeit schneller erkannt werden kann und unnötige Ausgaben vermieden werden können.
Wichtig zu erwähnen ist, dass vor allem die Reduzierung von Kosten und die Steigerung der Effizienz langfristig betrachtet werden muss. Erfolge sind nicht immer eindeutig messbar und machen sich erst nach einigen Jahren bemerkbar. Investitionen in digitale Strukturen und Prozessoptimierung sind immer Investitionen in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens und sorgen langfristig dafür, dass man wettbewerbsfähig bleibt. Für Hausverwaltungen bedeutet das: Wer sich jetzt nicht mit der digitalen Transformation auseinandersetzt, riskiert, den Anschluss zu verlieren.
Automatisierte Anrufannahme: Digitale Transformation im Kundenservice
Ein Beispiel für den Einsatz innovativer Technologien, um die Effizienz im Kundenservice zu steigern und Arbeitsprozesse zu erleichtern, ist der Einsatz automatisierter Anrufannahme. Beim Einsatz der AI Mailbox von MANAGBL.AI werden mittels künstlicher Intelligenz eingehende Anrufe automatisiert angenommen und transkribiert.
Nutzt die Hausverwaltung bereits ein Vorgangsmanagementsystem, werden die Anliegen direkt eingepflegt. Die mittels KI aufgenommenen Anliegen können zudem den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, kategorisiert und priorisiert werden. Das erspart aufwendige manuelle Arbeitsschritte und reduziert die Zeit am Telefon. Die gewonnene Zeit können Mitarbeitende im Kundenservice nutzen, um Kundenanliegen schneller abzuarbeiten und komplexe Anliegen in Ruhe persönlich zu bearbeiten.
Weitere Vorteile vom Einsatz automatisierter Anrufannahme finden sich in der Erreichbarkeit. Durch den Einsatz der AI Mailbox können Unternehmen ohne zusätzlichen Aufwand einen 24/7 Kundenservice anbieten. So können die Anliegen von Kunden jederzeit aufgenommen werden. Das sorgt für eine erhöhte Kundenzufriedenheit und langfristige Kundenbindung.
Gerade der Kundenservice stellt heutzutage viele Hausverwaltungen vor Herausforderungen. Einerseits aufgrund von Personalmangel und steigenden Kosten, andererseits weil die Kundenanforderungen steigen und die Arbeit von Servicemitarbeitenden komplexer wird. Um die Mitarbeitenden im Kundenservice zu entlasten werden teils teure Call-Center eingesetzt, die die Anliegen oftmals nur oberflächlich aufnehmen, wodurch für Mitarbeitende weiterer Arbeitsaufwand entstehen kann.
Der Einsatz neuartiger Technologien wie Künstlicher Intelligenz im Kundenservice nimmt hingegen alle Informationen auf und leitet diese an die zuständigen Mitarbeitenden weiter. Zudem sorgt der Einsatz langfristigen für Kostenreduzierung und Arbeitsentlastung.
Zukunfts­perspektiven & Handlungs­empfehlungen
1. Bedarfsanalyse durchführen:
2. Mitarbeiter einbeziehen:
3. Schrittweise Implementierung:
4. Partnerschaften eingehen:
5. Kontinuierliche Optimierung:
Die Veränderungen durch die voranschreitende digitale Transformation bringen sowohl Hürden als auch Chancen mit sich. Es werden teils hohe Investitionen nötig werden, um Strukturen für veränderte Geschäftsmodelle in der Immobilienbranche zu realisieren und auch das Wissen von Mitarbeitenden muss beispielsweise um IT-Kenntnisse erweitert werden.
Doch Unternehmen, die Trends der digitalen Transformation frühzeitig erkennen und implementieren, können sich dadurch entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Der Einsatz neuer Technologien ermöglicht es, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Mieter und Eigentümer nachhaltig zu verbessern. Die Herausforderungen, die mit der digitalen Transformation einhergehen, können durch eine gezielte Digitalisierungsstrategie erfolgreich gemeistert werden. Auch der Einsatz von Softwarelösungen, die sich einfach in bestehende Systeme integrieren lassen wie unsere AI Mailbox erleichtern den Ausbau digitaler Strukturen.
Sie wollen mehr über die Implementierung unserer AI Mailbox erfahren? Dann buchen Sie einen Termin bei uns. Wir beantworten gerne all Ihre offenen Fragen:
