Perfekte Kategorie­­­zuordung als Vorbereitung für facilioo​

Case Study: Immobilienverwaltung immoEffect

Perfekte Kategorie­­­zuordung als Vorbereitung für facilioo​ KI Anrufbeantworter

Halle

Hauptsitz

4

Mitarbeitende

1.000

Einheiten

seit

2020

Perfekte Kategorie­­­zuordung als Vorbereitung für facilioo​ KI Anrufbeantworter

seit

2023

Perfekte Kategorie­­­zuordung als Vorbereitung für facilioo​ KI Anrufbeantworter

verwaltet

Sonder­eigentum

Miet­wohnungen

WEGs

„Mitarbeiter werden nicht mehr aus Vorgängen herausgerissen und arbeiten konzentrierter. Darauf wollen Sie auf gar keinen Fall mehr verzichten.“

Was macht ein kleines Team von nur vier Personen so effizient, dass es 1.000 Einheiten problemlos verwalten kann? Angesichts des Fachkräftemangels in der Immobilienverwaltung ist das eine hochaktuelle Frage. Frau Rochow, Geschäftsführerin von immoEffect in Halle, zeigt, wie ihr Team mithilfe von MANAGBL.AI und facilioo das hohe Anrufaufkommen trotz der geringen Mitarbeiterzahl effektiv managt.

1.000 Einheiten, 4 Personen und 4 Heraus­forderungen: Wie das hohe Anrufvolumen die Haus­verwaltung täglich frustrieren lässt.

Mit einem Team von nur vier Personen das Anrufvolumen von 1.000 Einheiten zu bewältigen, war eine tägliche Herausforderung. Neben der Bearbeitung von Anliegen mussten gleichzeitig Handwerker koordiniert und Eigentümer kontaktiert werden. Kein Wunder, dass sich das stark auf die Erreichbarkeit der Immobilienverwaltung auswirkte. Wichtige Partner und dringende Mitteilungen landeten nach langen Telefonwarteschleifen und ausführlichen Ansagen oft auf dem Anrufbeantworter. Das Team war dauerhaft gestresst und spürte, dass die ineffiziente Bearbeitung viel Zeit kostete. Immer häufiger erreichten sie frustrierte Nachrichten von unzufriedenen Mietenden oder Partnern.

Wenn das Telefon den Arbeitsalltag bestimmt und jeder Anruf Stress bedeutet

Es wurde dringend Zeit, Anrufe effizienter zu koordinieren, die Mitarbeitenden zu entlasten und die Zufriedenheit mit dem Service der Immobilienverwaltung zu steigern. Doch wie sollte dies gelingen, wenn das Team bereits kaum genügend Zeit hatte, die täglichen Anliegen zu bewältigen? Grundlegend neue Prozesse einzuführen, die wieder Zeit beanspruchen, die nicht verfügbar ist, hätte nur zu zusätzlicher Unzufriedenheit geführt. Die Immobilien­verwaltung arbeitet bereits seit 2020 mit facilioo, um Anliegen digital zu erfassen, und konnte damit schon positive Effekte erzielen. Darauf aufbauend entschied sich immoEffect, MANAGBL.AI als facilioo Integration kostenlos zu testen, um den täglichen Herausforderungen entgegen­zuwirken. Seit 2023 ist MANAGBL.AI nun im Einsatz und die Veränderungen erstaunlich.

„Darauf wollen die Mitarbeiter auf gar keinen Fall mehr verzichten“ So managt das kleine Team ihr wachsendes Anrufaufkommen täglich – und das stressfrei.

Die Mitarbeitenden atmen auf, denn sie gewinnen endlich die Kontrolle über ihre Arbeits­zeit zurück: „Unsere Mitarbeitenden schätzen, dass sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne ständig von Anrufen herausgerissen zu werden. Diese Struktur fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Arbeitszufriedenheit. Prozesse werden effizienter, und die Fehlerquote sinkt,“: erklärt uns Frau Rochow. „Die tägliche emotionale Belastung, durch die Anrufe schimpfender Mietender, hat mit der Einführung von MANAGBL. AI stark abgenommen.“ Frau Rochow teilt mit uns: „Anrufe unter der Gürtellinie löschen wir direkt.“ Mit der Transkription durch MANAGBL.AI können Mietende weiterhin ihren Frust abladen, ohne dass der Kundenservice den unfreundlichen Ton direkt ins Ohr bekommt. Mit der Mailbox Pro braucht es nicht mal mehr eine manuelle Nacherfassung. Seitdem ist die Arbeits­atmosphäre deutlich positiver! Der Alltag wird nicht mehr von Nörgeleien beeinflusst, stattdessen liegt der Fokus beim Finden von Lösungen für die Anliegen der Mietenden.” Die anfängliche Sorge, dass die Einführung neuer Prozesse zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde, konnte das Team schnell hinter sich lassen. Frau Rochow und das Team sind begeistert über die Integration von MANAGBL.AI in facilioo: „Unsere Mitarbeitenden mussten nichts Neues lernen, da die Nachrichten bereits digitalisiert und übersichtlich bei facilioo vorliegen. Das spart uns Zeit, da wir keine Nachrichten mehr abhören müssen.“ Rückrufe werden nicht mehr verstreut über den Tag getätigt, sondern können gebündelt und effizient geplant werden. Die Immobilien­verwaltung hat durch diese kleinen Anpassungen einen Arbeitsalltag geschaffen, der sich flexibel an die täglichen Heraus­forderungen anpasst. Das zeigt sich besonders, an der wöchentlichen Arbeitszeit, denn mittlerweile können ca. X Stunden durch den Einsatz von MANAGBL.AI eingespart werden. Doch nicht nur das Team spürt die positiven Veränderungen: Mietende sind positiv überrascht von den schnellen Rückrufen der Immobilienverwaltung. Auch die Anrufe wichtiger Partner wie Handwerker und die Anliegen von Eigentümern gehen nicht mehr in der Masse an Anrufen unter. Dank der automatisierten Kategorisierung von MANAGBL.AI erhalten dringende Anliegen sofort die nötige Aufmerksamkeit, während weniger dringliche Aufgaben effizient eingeplant werden können.

Die spürbare Erleichterung für Immobilien­verwaltungen, in nur 15 Minuten eingerichtet

KI bedeutet nicht, den persönlichen Kontakt zu ersetzen. Wie dieses Beispiel zeigt, kann KI Ihr Team unterstützen, effizienter zu arbeiten und schneller auf Kunden zu reagieren. Der Bonus? Zufriedene Mietende und Eigentümer und ein Team, das nicht mehr am Rande des Burnouts steht. Und das Beste? Es hat nur 15 Minuten gedauert, um MANAGBL.AI bei immoEffect einzurichten. Möchten Sie es selbst ausprobieren? Holen Sie sich hier Ihre kostenlose Testphase:

Über MANAGBL.AI:

MANAGBL.AI unterstützt und entlastet Immobilienunternehmen mithilfe automatisierter Anrufannahme im Bereich der Kundenkommunikation. Das PropTech Unternehmen wurde 2022 gegründet und bietet eine Softwarelösung auf Basis von Künstlicher Intelligenz an. Ein besonderes Merkmal von MANAGBL.AI sind die zahlreichen Schnittstellen zu bekannten Verwaltungssoftwares, sodass eine Integration in bestehende Prozesse einfach möglich ist. Jetzt alle Funktionen kennenlernen.

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