Kund:innen erwarten mehr, aber wie erfolgreich liefern, ohne das Team zu überlasten?
Mit MANAGBL.AI & casavi schafft Dr. Offizier Immobilien einen attraktiven Arbeitsplatz für Fachkräfte und deckt auf, warum Callcenter keine Option mehr sind
Berlin
Hauptsitz
4.000
Einheiten
Integriert
seit
2024
verwaltet
WEG-Verwaltung
Miethausverwaltung
Vermietung
Warum Callcenter keine langfristige Lösung, für einen besseren Kundenservice sind
„Früher haben Kund:innen einfach angerufen und erwartet, sofort eine Lösung zu bekommen. Doch in der Praxis mussten unsere Sachbearbeitenden oft erst den Fall recherchieren, bevor sie eine fundierte Antwort geben konnten. Das führte zu Frust auf beiden Seiten.“
Die zunehmende Anruflast führte zu:
- Hohem Zeitaufwand für Sachbearbeitende, die ständig durch klingelnde Telefone unterbrochen wurden, obwohl sie oftmals nur das Anliegen aufnehmen konnten, ohne direkt zu helfen.
- Gestressten Mitarbeitende, die immer wieder mit den Emotionen der Anrufenden konfrontiert wurden.
- Unzufriedene Kund:innen, welche nur eine schnelle Lösung für Ihr Anliegen wollten, aber in Telefonwarteschleifen endeten.
Auch die Einführung eines Callcenters brachte nicht die erhoffte Lösung und zeigte Schwachstellen :
- Fehlende Fachkompetenz der Callcenter-Mitarbeitenden führte zu Missverständnissen.
- Falsch weitergeleitete Anliegen führten zu zusätzlichem Arbeitsaufwand.
- Kund:innen-Frust nahm zu, da das Callcenter auch keine direkten Lösungen bot.
Es war klar: Es brauchte eine Lösung, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die der Kunden:innen abdeckt. Aber wie konnte die Immobilienverwaltung einen besseren Service liefern, ohne das Team zusätzlich zu überlasten?
Die Dr. Offizier Immobilienverwaltung fand diese Lösung in der Digitalisierung.
8 Jahre Digitalisierung, doch ein Problem blieb
Schon vor acht Jahren begann die Immobilienverwaltung Dr. Offizier mit der Digitalisierung und führte schrittweise digitale Prozesse ein. Dennoch blieb die Kundenkommunikation eine Herausforderung.
Die Lösung: MANAGBL.AI als Integration bei Casavi.
Das Ziel war es, durch die nahtlose Integration der automatisieren Anrufannahme von MANAGBL.AI, telefonische Kundenanfragen schneller und gezielter bearbeiten zu können, und dabei den Mitarbeitenden die Einarbeitung in ein neues System zu ersparen.
„Die technische Einführung von MANAGBL. AI war wirklich einfach. Es waren nur ein paar Mausklicks nötig!“
Um die Umstellung für Mitarbeitende sowie für Mietende und Eigentümer:innen so sanft wie möglich zu gestalten, entschied sich die Immobilienverwaltung für eine schrittweise Implementierung und begangen mit einem Sachbearbeitenden, doch dabei blieb es nicht lange.
„Das Ausrollen ging sehr schnell! Als die Kollegen:innen gesehen haben, wie gut es funktioniert, wollten es alle eigentlich sofort haben.“
Auch Eigentümer:innen und Mietende waren nach anfänglicher Skepsis schnell überzeugt und schätzten die schnellen Rückrufe mit gezielten Lösungsvorschlägen.
Es entstand eine ganz neue Dynamik zwischen der Immobilienverwaltung und Ihren Kunden.
Anrufende begegneten den Mitarbeitenden mit Dankbarkeit für die schnelle Lösung Ihres Anliegens und erkannten nach wenigen Wochen den Mehrwert der automatisierten Anrufannahme durch MANAGBL.AI.
Ein Portal für alles - keine komplizierte Einarbeitung in neue Systeme notwendig!
Ein zentraler Baustein des Erfolgs war die Integration von MANAGBL.AI mit Casavi:
- Keine manuelle Erfassung mehr notwendig durch automatische Ticket-Erstellung: Jeder Anruf wird transkribiert und direkt dem passenden Sachbearbeiter in Casavi zugewiesen.
- Weniger Rückrufe nötig: Viele Anliegen lassen sich direkt in Casavi beantworten, ohne telefonischen Rückruf. Durch die Mailbox Pro werden auch Nacherfassungen von wichtigen Daten zur Seltenheit.
- Transparente Prozesse durch Statusupdates: Eigentümer:innen und Mietende erhalten sofortige Updates zu ihrem Anliegen, wodurch eine nie dagewesene Transparenz der Prozesse entsteht und Fragen nach dem Bearbeitungsstatus überflüssig machen.
Für die Immobilienverwaltung ist besonders zu hervorheben:
„Der größte Vorteil ist, dass wir nur noch ein Portal bedienen müssen und nicht auf zwei verschiedenen Plattformen unterwegs sind.“
Die besten Bedingungen, um die Fachkräfte von Morgen für sich zu gewinnen.
„Mitarbeitende arbeiten drei Tage die Woche im Homeoffice, sodass MANAGBL.AI uns auch dabei unterstützt, dass die Mitarbeitenden den Arbeitsalltag flexibel einrichten können und nicht an Telefonzeiten oder Ähnliches gebunden sind.“
Deutlich weniger Stress im Alltag: Mitarbeitende müssen durch die neutral formulierte Transkription der Anrufe nicht mehr die Emotionen der Mietenden und Eigentümer:innen direkt aufnehmen.
Keine Unterbrechungen, schaffen mehr Konzentration: Sachbearbeitende können Fälle effizienter abarbeiten und flexibler ihren Arbeitsalltag gestalten.
Flexibilität für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden: Die digitale Struktur ermöglicht Remote-Arbeit, ohne dass der Service der Immobilienverwaltung leidet.
Attraktiv für Fachkräfte und Personalzuwachs: Bewerbende schätzen die Möglichkeit des flexiblen Arbeitens und den Einsatz von unterstützenden KI-Tools.
Die Entscheidung für einen digitalisierten Kundenservice war für
Dr. Offizier Immobilien eine Antwort auf die Herausforderung, die steigenden Erwartungen von Mieter:innen und Kund:innen zu erfüllen und einen attraktiven Arbeitsplatz für Fachkräfte zu schaffen, ohne das Etablieren von neuen Systemen oder komplizierter Einarbeitung.
Bessere Kundenkommunikation beginnt hier!
Erleben Sie in nur wenigen Wochen die gleichen beeindruckenden Ergebnisse wie die Immobilienverwaltung Dr. Offizier und das ganz ohne technischen Voraussetzung!
Verpassen Sie nicht die Chance und testen Sie die AI Mailbox von MANAGBL.AI 14 Tage kostenlos, um Ihre Immobilienverwaltung zukunftssicher aufzustellen:
Innerhalb von 15 Minuten einsatzbereit – weder Schulungen noch komplizierte Onboarding-Prozesse nötig.
Maximilian Offizier ist überzeugt:
Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
