Erreichbarkeit um jeden Preis? Was ständige Verfügbarkeit Ihrer Hausverwaltung wirklich kostet
Mit MANAGBL.AI & iDWELL hat die Hausverwaltung Bels ihre Telefonzeiten drastisch reduziert und ihre Prozesse automatisiert – ohne Einbußen im Service.
Brandenburg
Hauptsitz
2500
Einheiten
Integriert
seit
2024
verwaltet
WEG
Mietwohnungen
In der Mietverwaltung wird hohe Erreichbarkeit mit gutem Service gleichgestellt. Eigentümern und Mieterenden erwarten eine sofortige Reaktion – doch das bedeutet für die Teams ständige Arbeitsunterbrechungen.
Dana Siegel, Geschäftsführerin der Hausverwaltung Bels GmbH & Co. KG, kennt diese Herausforderung:
Das Problem war nicht nur die hohe Anzahl der Anrufe, sondern vor allem, dass Mitarbeitende durch die permanente Erreichbarkeit ständig am Telefon gebunden waren. Dadurch konnten Anliegen nicht direkt gelöst, sondern oft nur auf später verschoben werden. Für Mietverwaltungen entstand daraus ein Dilemma: Wie lässt sich ständige telefonische Verfügbarkeit bieten, ohne gleichzeitig die Bearbeitung der eigentlichen Anliegen auszubremsen?
Die Herausforderung: Hoher Telefonaufwand und ständige Unterbrechungen
Mehr Telefonzeit schafft zufriedenere Kunden, oder?
Um den Mehrwert für Anrufende sofort sichtbar zu machen, entschied Geschäftsführerin Dana Siegel, dass jede Stunde ein Mitarbeitender die offenen Anfragen, welche über MANAGBL.AI eingekommen sind, prüft.
Unklarheiten wurden somit in weniger als einer Stunde geklärt und Mietenden ohne manuellen Aufwand über den Bearbeitungsstatus Ihres Anliegens informiert.
Möglich gemacht hat das die einfache Integration von MANAGBL.AI in iDWELL, welche lästige manuelle Prozesse innerhalb weniger Minuten automatisiert
Das Ergebnis: Ein klarer, strukturierter Prozess, der Telefonzeiten massiv reduziert, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen. Ganz im Gegenteil – Mietende profitieren durch die AI Mailbox von schnellen Rückmeldungen und einer effizienten Bearbeitung der Anliegen.
Die Lösung: Automatisierung mit MANAGBL.AI & iDWELL für bessere Effizienz
Einfache Integration: MANAGBL.AI übernimmt die Anrufbearbeitung
Ein starkes Team funktioniert am besten mit smarten Lösungen – deshalb war die Integration von MANAGBL.AI mit iDWELL entscheidend für den Erfolg:
- Jeder Anruf wird durch MANAGBL.AI angenommen, transkribiert, kategorisiert und automatisch einem Objekt sowie einer Person zugeordnet.
- Die Service-Meldung wird direkt als Ticket in iDWELL erfasst.
- Aufträge an Handwerker werden durch deutlich weniger manuellen Aufwand erstellt und weitergeleitet.
- Mietende werden in den CC gesetzt und können den Bearbeitungsverlauf ihres Anliegens jederzeit transparent einsehen.
Besonders in der Heizsaison wurde dieser Vorteil deutlich:
MANAGBL. AI und iDWELL - Anruf rein, Ticket erstellt, Handwerker informiert – ohne manuelle Arbeit!
Von Telefonstress zu effizientem Workflow – Die Transformation der Hausverwaltung Bels
Mit MANAGBL.AI hat die Hausverwaltung Bels ihre Telefonzeiten drastisch reduziert und ihre Prozesse automatisiert – ohne Einbußen im Service.
Die Vorteile sind klar:
Weniger Telefonstress: Von 8 Stunden Erreichbarkeit und Dauerunterbrechungen für das ganze Team zu automatisierten Anrufannahme durch MANAGBL. AI und keine Unterbrechungen mehr.
Schnellere Bearbeitung: Automatische Ticket-Erstellung direkt in der Verwaltersoftware ermöglicht schnellere Kommunikation mit Dienstleister
Transparenz für Mietende: Sofortige Rückmeldungen & Einblick in den Bearbeitungsstatus.
Entlastung der Mitarbeitenden: Weniger Unterbrechungen, mehr Zeit für qualifizierte Sachbearbeitung.
Das Ergebnis: Weniger Anrufe, schnellere Lösungen, zufriedene Kunden – mit nur wenigstens Klicks eingerichtet!
Wie viele Stunden verlieren Sie täglich am Telefon? Finden Sie es heraus!
„Es ist wie ein Holzfäller, der sagt, er hat keine Zeit, seine Axt zu schärfen – und dann doppelt so lange braucht, um einen Baum zu fällen.“
Dana Siegel und ihr Team haben die Entscheidung getroffen, in digitale Effizienz zu investieren. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Produktivität und ein Service, der funktioniert.
In 15 Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit – Testen Sie MANAGBL.AI jetzt 14 Tage kostenlos!
Für Dana Siegel sind die Vorteile des Einsatzes von MANAGBL.AI klar:
Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
