Immobilienverwaltung digitalisiert: 7 Stunden Zeitersparnis pro Woche
Diese Case Study zeigt, was ein kleines Team von vier Personen so effizient macht, dass 1.000 Einheiten stressfrei verwaltet werden.
Halle
Hauptsitz
1.000
Einheiten
Integriert
seit
2023
verwaltet
Sondereigentum
Sondereigentum
WEG-Verwaltung
1.000 Einheiten auf 4 Personen: Wie effiziente Prozesse den Arbeitsalltag erleichtern
Um mit einem Team von nur vier Personen, 1.000 Einheiten erfolgreich zu verwalten, ist eine sorgfältig strukturierte Arbeitsweise das Erfolgsgeheimnis der Immobilienverwaltung.
Neben der Bearbeitung von Anliegen werden Handwerker koordiniert und Eigentümer informiert. Um dabei immer gut erreichbar zu sein und den Ansprüchen der Mietenden und Eigentümer auch bei einem hohen Anrufvolumen und bei Ausfällen aufgrund von Krankheit gerecht zu werden, setzt immoEffect auf digitalisierte Prozesse und die Vorteile der Immobilienverwalter Software facilioo.
Mit wenigen Klicks zu mehr Effizienz
Ineinandergreifende Prozesse sind der Schlüssel zu einer effizienten Zusammenarbeit. Davon ist auch Frau Rochow, Geschäftsführerin der Immobilienverwaltung immoEffect, überzeugt.
Die Immobilienverwaltung nutzt bereits seit 2020 facilioo, um Anliegen digital zu erfassen, und konnte damit positive Effekte erzielen.
Um lange Onboarding-Prozesse und komplizierte Einarbeitungsphasen zu umgehen, entschied sich immoEffect, MANAGBL.AI als facilioo-Integration kostenlos zu testen. Die AI Mailbox von MANAGBL. AI hat sich schnell bewährt und ist nun schon seit 2023 im Einsatz, mit bemerkenswerten Ergebnissen.
„Unsere Mitarbeiter arbeiten fokussierter und effizienter!“ So wird das Anrufaufkommen optimal gemanagt
Die strukturierten Abläufe haben den Arbeitsalltag spürbar verbessert:
„Unsere Mitarbeitenden schätzen, dass sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne durch ständige Anrufe unterbrochen zu werden. Diese Struktur fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Arbeitsqualität. Prozesse laufen reibungsloser und die Bearbeitung von Anfragen wird noch präziser,“
Auch der Umgang mit schwierigen Gesprächen wurde durch MANAGBL.AI vereinfacht:
„Anrufe, die nicht zielführend sind, können wir einfach herausfiltern.“
Mit der Transkription durch MANAGBL.AI können Mietende weiterhin ihre Anliegen hinterlassen, ohne dass der Kundenservice den Tonfall direkt ins Ohr bekommt.
Mit der Mailbox Pro braucht es nicht mal mehr eine manuelle Nacherfassung. Seitdem ist die Arbeitsatmosphäre positiver! Der Alltag wird nicht mehr von Emotionen beeinflusst, stattdessen liegt der Fokus beim Finden von Lösungen für die Anliegen der Mietenden.
Die anfängliche Sorge, dass die Einführung neuer Prozesse zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde, konnte das Team schnell hinter sich lassen. Frau Rochow und ihr Team sind begeistert über die Integration von MANAGBL.AI in facilioo:
„Unsere Mitarbeitenden mussten nichts Neues lernen, da die Nachrichten bereits digitalisiert und übersichtlich bei facilioo vorliegen. Das spart uns Zeit, da wir keine Nachrichten mehr abhören müssen.“
„Darauf wollen die Mitarbeiter auf gar keinen Fall mehr verzichten.“ Neue Strukturen und konzentrierteres Arbeiten durch MANAGBL.AI
Rückrufe werden nicht mehr verstreut über den Tag getätigt, sondern können gebündelt und effizient geplant werden.
Das ermöglicht dem Team konzentriertes Arbeiten, ohne aus Vorgängen herausgerissen zu werden.
Die Immobilienverwaltung hat durch diese kleinen Anpassungen einen Arbeitsalltag geschaffen, der sich flexibel an die täglichen Herausforderungen anpasst.
Das zeigt sich besonders an der wöchentlichen Arbeitszeit, denn mittlerweile können bis zu sieben Stunden pro Woche durch den Einsatz von MANAGBL.AI.
Doch nicht nur das Team spürt die positiven Veränderungen:
Mietende freuen sich über den schnellen Rückruf der Immobilienverwaltung. Auch die Anrufe wichtiger Partner wie Handwerker und die Anliegen von Eigentümern gehen nicht mehr in der Masse an Anrufen unter und können effizienter priorisiert werden.
In 15 Minuten integriert, für sofortige Effizienz
Der Einsatz von KI bedeutet nicht, den persönlichen Kontakt zu ersetzen. KI kann Ihr Team unterstützen, effizienter zu arbeiten und schneller auf Kunden zu reagieren.
Der Bonus? Zufriedene Mietende und Eigentümer sowie ein Team, das sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.
Und das Beste? Es hat nur 15 Minuten gedauert, um MANAGBL.AI bei immoEffect einzurichten. Möchten Sie es selbst ausprobieren?
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Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
