Darum bringt halbe Erreichbarkeit doppelten Nutzen für Kunden und Team

Von „Das haben wir schon immer so gemacht“ zu 50 % weniger persönliche Erreichbarkeit und besseren Service.

Case Study: Michael Schumacher Liegenschaftsverwaltung, bessere Erreichbarkeit
Nürnberg

Hauptsitz

4.300

Einheiten

Integriert
fluks Logo

seit

2024
Darum bringt halbe Erreichbarkeit doppelten Nutzen für Kunden und Team KI Anrufbeantworter

verwaltet

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Wenn ständige Erreichbarkeit zur Bremse für guten Service wird

Maximilian Remele, bringt es auf den Punkt: 

„Wir waren von 8:00 bis 16:30 Uhr durchgängig erreichbar. Das hat die Arbeitszeit extrem nach oben schießen lassen, weil man alle fünf Minuten aus irgendwas herausgerissen wird.“

In der Michael Schumacher Liegenschaftsverwaltung drehte sich der ganze Tag ums Telefon. 

Wie in vielen Verwaltungen war es ein ständiger Störfaktor. 

Wichtige Aufgaben wie Abrechnungen oder die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen konnten oft nur im Schatten der Erreichbarkeit erledigt werden.

Ein Callcenter sollte kurzfristig für Entlastung sorgen. Doch das Gegenteil war der Fall: 

„Oft kamen nur zwei, drei Stichpunkte, das ist einfach keine qualifizierte Auskunft, mit der man arbeiten kann“

Besser kommunizieren, statt weniger!

Es brauchte eine neue Lösung, die der Liegenschaftsverwaltung unter die Arme greift, wenn das Telefon das Abarbeiten von Anliegen erschwert.

In der Digitalisierung fand Remele, die Antwort auf die Herausforderung des hohen Anrufvolumens. 

Da im Alltag bereits die Hausverwaltersoftware fluks genutzt wurde, entschied sich das Team für eine einfache Erweiterung und integrierte die AI Mailbox von MANAGBL.AI

In einem 15-minütigen Onboarding mit MANAGBL.AI wurde die AI Mailbox auf die Bedürfnisse der Verwaltung abgestimmt und direkt an das CRM-System fluks angebunden:

Anrufe außerhalb der Sprechzeiten werden nun automatisch transkribiert und direkt in fluks gespeichert

 

„Jeder Anruf wird dokumentiert, kommt als Transkript direkt ins System und wird zu 95 % dem Kunden, dem Objekt und dem zuständigen Sachbearbeitenden richtig zugewiesen.“

Was früher per Zettel oder mündlich weitergegeben wurde, landet heute zuverlässig dort, wo es hingehört, im richtigen Datensatz, bei der richtigen Person.

Der manuelle Aufwand hat sich spürbar reduziert:

„Da passiert nichts mehr per E-Mail. Es wird eine Aktivität im CRM angelegt, inklusive Gesprächsinhalten und Kontaktdaten. Wenn ein Kunde eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, wird der automatisch über den Inhalt des Gesprächs informiert. Transparenz und vermeidet Rückfragen.“

Nur ein kleiner Teil der Anrufe, etwa fünf bis zehn Prozent, muss noch manuell sortiert werden. Dabei handelt es sich fast ausschließlich um externe Dienstleister, die nicht eindeutig zu einem Objekt zugeordnet werden können. Alles andere wird automatisch verarbeitet.

Kein Nachpflegen, keine Notizzettel, kein Durcheinander mehr. 

Die Lösung: Nachmittags bleibt das Telefon aus

Die Entscheidung, ab 12:30 Uhr keine Anrufe mehr persönlich entgegenzunehmen, sorgte anfangs für Fragen im Team:

„Am Anfang war es so: ‚Oh Gott, was, wenn jemand anruft?‘“

Remele war sich dieser Reaktion bewusst:

“Es ist immer ein bisschen tricky, Automatisierung in die Hauswahl zu bringen, die eingefahren ist: ‘machen wir schon immer so’, ist der klassische Ansatz von vielen Leuten.“

Doch das war kein Grund den Schritt nicht zu gehen und schnell wurde klar: Die neue Ruhe ist ein echter Gewinn

Dank der Kombination aus MANAGBL.AI und fluks werden Anliegen weiterhin entgegengenommen, nur eben ohne ständige Unterbrechung.

Die Mitarbeitenden prüfen die Transkripte, priorisieren, und kümmern sich gezielt um die wichtigen Fälle. Die lästigen Routineaufgaben laufen nun im Hintergrund mit.

„Früher kam ein Anruf rein, egal ob dringend oder nicht, und hat uns aus der Arbeit gerissen. Jetzt schauen wir aufs Transkript, priorisieren und erledigen vieles schneller und konzentrierter.“

Auch Rückrufe sind oft nicht mehr nötig:

„Wenn jemand sagt, bitte kümmern Sie sich, dann tun wir das. Auftrag raus, Eigentümer mit in die E-Mail setzen, erledigt. Die Kommunikation ist viel zielgerichteter.“

Anfangs skeptisch, jetzt überzeugt: Eigentümer spüren den besseren Service

Natürlich gab es auch auf Eigentümerseite zunächst Fragen.

„Wieso ist nachmittags niemand erreichbar?“

Doch schon nach kurzer Zeit zeigte sich: Der neue Weg funktioniert besser als der alte.

„Irgendwann sagten sie: ‚Wir verstehen, dass ihr auch mal arbeiten müsst.‘“

Grund für den Perspektivwechsel waren die schnelleren und präziseren Rückmeldungen. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass Kunden, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt hatten, die eingegangene Transkription automatisch erhielten und über den Bearbeitungsstatus informiert wurden.

Die Folge: Nach wenigen Wochen wurden die hinterlassenen Nachrichten konkreter und spezifischer. Rückfragen wurden immer seltener und die Bearbeitung lief reibungsloser.

Zurück ohne KI ist ein Rückschritt im Service

Remele muss nicht lange überlegen, wie es ohne MANAGBL.AI 
als fluks-Integration aussehen würde:

„Dann wären wir wieder zurück in diesem Modus, den ganzen Tag erreichbar, keine Aufgabe wird fertig, ständig unterbrochen.“

Fazit: Die eigentliche Innovation heißt Entlastung

Die Kombination aus AI Mailbox und fluks bringt keine zusätzliche Belastung oder komplizierte Umstellung, sondern echte Entlastung.

Keine halben Lösungen, kein weiteres Tool zum Verwalten, sondern ein durchdachter, praxisnaher Prozess, der funktioniert und auf die Immobilienbranche zugeschnitten ist. 

Profitieren Sie von der zweiwöchigen Testphase und überzeugen Sie sich von der nahtlosen Anbindung und der unkomplizierten Einführung, die Ihnen eine Entlastung ab der ersten Minute bietet.

 

Was bleibt, ist mehr Ruhe im Alltag, bessere Übersicht, und ein Team, das sagt:

„Wir schaffen endlich wieder mehr.“

Darum bringt halbe Erreichbarkeit doppelten Nutzen für Kunden und Team KI Anrufbeantworter

Case Study

Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter

Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien

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