In dieser österreichischen Immobilienverwaltung klingelt kein einziges Telefon mehr
Wie diese österreichische Immobilienverwaltung durch smarte Hausverwaltersoftware, wie iDWELL vom Dauerläuten zum Wachstum kam – mit 15 zusätzlichen Liegenschaften, null zusätzlichem Personal und stressfreien Arbeitsalltag.
Wien
Hauptsitz
3600
Einheiten
Integriert
seit
2024
verwaltet
Sondereigentum
Mietwohnungen
Das Dauerläuten, das niemandem Ruhe ließ
In der österreichischen Immobilienverwaltung von Maria Magdalena Kager-Knapp war es nur selten still. Grund dafür war eine Herausforderung, die viele Immobilienverwaltungen kennen: das Telefon.
Mit jedem Anruf wurde eine begonnene Aufgabe unterbrochen, was eine Ablenkung für die einzelne Person war, aber auch für das ganze Büro.
„Ruhe im Büro hat einfach gefehlt. Es war ein ständiger Wechsel zwischen Telefonaten und bearbeiteten Vorgängen. Da kommt man nicht in einen Arbeitsfluss.“
Das österreichische Unternehmen, mit seinem Sitz in Wien, wollte das ändern.
Als Geschäftsführerin ist es für Frau Kager-Knapp von hoher Priorität, mit der Zeit voranzuschreiten und nicht zurückzuschrecken vor neuen Lösungen.
Zusätzliches Personal einzustellen oder ein Call-Center zu beauftragen war daher keine Lösung.
Dies würde weder das Team entlasten, noch den Anforderungen an die immer schneller werdende Kommunikation zwischen Immobilienverwaltung und Kunden gerecht werden.
Daher brauchte es kluge Entlastung und modernen Lösungen, die den aktuellen Herausforderungen und steigenden Ansprüchen der Branche und der Kunden entsprechen, es sollte eine KI für den Anrufbeantworter werden.
Wer anruft, bekommt sofort Hilfe! Nur eben anders als gewohnt.
Die Entscheidung fiel bewusst: wenn schon KI, dann richtig!
Der KI Anrufbeantworter „AI Mailbox“ von MANAGBL.AI wurde von Anfang an zu 100 % eingesetzt. Rund um die Uhr, mit nur wenigen Ausnahmen:
„Meine Sorge war, dass Kunden dann einfach später nochmal anrufen würden, wenn unsere persönlichen Sprechzeiten beginnen und es somit zu mehr Anrufen in einer kürzeren Zeitspanne kommt.“
Die Immobilienverwaltung traf die Entscheidung, die AI Mailbox von MANAGBL.AI nicht als Zusatz, sondern als vollständigen Ersatz für den Telefonempfang einzuführen.
Wenn nötig, konnten diese Einstellung im Nachhinein selbstständig, mit wenigen Klicks, in der MANAGBL.AI App wieder geändert werden.
Doch es kam anders, als man es erwarten würde:
Der vollautomatisierte Kundenservice wurde sofort gut angenommen. Und es funktioniert bis heute!
Die Immobilienverwaltung blieb bei der Einstellung, Ihre persönlichen Sprechzeiten auf ein Minimum zu reduzieren.
Wenn jetzt das Telefon klingelt, dann weil es wirklich wichtig ist!
Für wichtige Anliegen oder Notfälle ist das Team von Kager-Knapp Immobilien telefonisch erreichbar, auch Handwerker und wichtige Kunden zählen dazu.
Der Vorteil hier ist, dass die Immobilienverwaltung für alle besser erreichbar ist, besonders Dienstleister profitieren davon, ohne Telefonwarteschleife, wichtige Anliegen schnell zu übermitteln zu.
6 Vorteile der Zusammenarbeit von MANAGBL.AI und iDWELL, auf die niemand mehr verzichten möchte
MANAGBL.AI ersetzt nicht einfach einen klassischen Anrufbeantworter. Der KI Anrufbeantworter denkt mit und lässt sich nahtlos in bestehende Hausverwaltersoftware, wie iDWELL, integrieren, um Fachkräften, die manuelle Arbeit abzunehmen:
- Anrufe werden automatisch aufgenommen, in iDWELL kategorisiert und strukturiert weitergeleitet. Statt mühsamer AB-Nachrichten gibt es strukturierte Tickets mit allen relevanten Infos und transkribierter Audioaufnahme des Anrufes.
- Als iDWELL-Integration landen die Anfragen direkt im Verwaltungssystem exakt dort, wo sie davor noch manuell eingepflegt werden mussten
- Sachverhalte werden zugeordnet, Standardanfragen mit vorgefertigten Textbausteinen mit einem Klick beantwortet und Schadensmeldungen direkt an Handwerker übermittelt.
- Mietende sehen den Bearbeitungsstatus ihrer Anliegen im Portal und stellen keine Rückfragen mehr zu diesem.
- Mehrfachanrufe werden gebündelt, doppelte Arbeit entfällt damit komplett.
„Früher hat ein einzelnes Telefonat bis zu 30 Minuten gedauert. Heute bekomme ich in zwei Minuten die Info, die ich brauche, und kann sofort handeln.“
Das Ergebnis: Mehr Liegenschaften, zufriedene Fachkräfte, weniger Routinearbeit und keine Störungen
- Kein Telefonläuten, schafft konzentriertes Arbeiten und ein spürbar ruhigeres Büroklima.
- 15 neue Liegenschaften wurden aufgenommen, ohne zusätzliches Personal.
- Keine verlorenen Infos, keine Zettelwirtschaft mehr: Jede Anfrage wird digital von MANAGBL.AI erfasst, strukturiert und ist nachverfolgbar.
- Persönlichkeit bleibt erhalten, nur eben klüger eingesetzt: Die KI bereitet Anrufe auf und Fachkräfte bearbeiten Anliegen gezielter
- Dank der entlasteten Mitarbeitenden kann das Unternehmen wachsen, ohne zu überfordern.
- Ein zufriedenes Team, dass die entspannten Abläufe schätzt.
Neue Mitarbeitende berichten.
„Ich komme von einer anderen Hausverwaltung, da war das Telefon eine Dauerbeschallung. Hier ist es ganz anders. Viel ruhiger.“
Die Kosten ineffizienter Kommunikation: Das spart die Immobilienverwaltung an Arbeitszeit ein.
Frau Kager-Knapp teilt mit uns, dass Anliegen in zeitintensiven Telefonarten kommuniziert wurden. Im Extremfall konnten das schonmal 30 Minuten lange Gesprächen sein.
Die meisten Immobilienverwaltungen kennen diese Art von Anrufen und wissen, dass diese Anrufe nur selten zielführend sind.
Bei ca. 100 Anrufen am Tag, ist das eine Menge wertvolle Arbeitszeit, in der nur zugehört werden kann:
100 Anrufe täglich × 5 Minuten pro Anruf (im Schnitt) = 500 Minuten am Tag
Heute wird jeder Anruf als strukturierte Textnachricht zur Verfügung gestellt, die in ca. 30 Sekunden gelesen werden kann, was bedeutet:
100 Anrufe als Nachrichten × 0,5 Minuten = 50 Minuten am Tag
Die Zeitersparnis beläuft sich auf: 500 Minuten – 50 Minuten = 450 Minuten täglich.
Das sind ca. 7,5 Stunden pro Tag, welche die österreichische Immobilienverwaltung an Zeit zurückgewonnen gewonnen hat.
KI ersetzt nicht, sondern schafft Freiraum für Wachstum
Natürlich ist der Einsatz von KI oft intern ein sensibles Thema, es kommen die Sorgen auf:
Werden Mitarbeitende ersetzt?
Verliert man den persönlichen Kontakt?
Doch Kager-Knapp Immobilien machte von Anfang an klar, die KI soll nicht ersetzen, sondern Freiraum schaffen:
Wir halten nichts davon, Personal wegen des Einsatzes von KI zu entlassen. Ganz im Gegenteil – wir betreuen heute mehr Liegenschaften mit dem gleichen Team und das stressfreier als zuvor.“
Für das Team war das der entscheidende Punkt. Die Mitarbeitenden wurden entlastet, nicht ersetzt. Und heute wollen sie die AI Mailbox nicht mehr missen:
„Wenn ich sagen würde, wir drehen das wieder ab, dann wäre das wie eine Drohung.“
Für Immobilienverwaltungen, die verstanden haben, dass gute Verwaltung nicht vom Telefon abhängt, sondern davon, wie gut der Mensch sich mit seinen Fragen und Anliegen betreut fühlt, ist der Einsatz von KI die Lösung auf die aktuelle Herausforderung der Immobilienwirtschaft.
Erfahren Sie, wie MANAGBL.AI in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Kundenerwartungen Ihren Service unterstützt.
In unserer unverbindlichen Produktdemo zeigen wir Ihnen, dass die AI Mailbox mehr ist, als nur eine KI für den Anrufbeantworter.
Erleben Sie MANAGBL.AI im Einsatz und stellen Sie uns Ihre Fragen persönlich.
Maria Magdalena Kager-Knapp ist überzeugt:
„Ich würde 10 von 10 Punkten geben. MANAGBL.AI funktioniert genauso, wie es versprochen wurde.“
Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
