digitalisierung immobilienwirtschaft

Digitalisierung der Immobilienwirtschaft

Chancen und Herausforderungen für Hausverwaltungen

Inhalt:

Die Digitalisierung erfasst zunehmend alle Bereiche der Wirtschaft und macht auch vor der Immobilienwirtschaft keinen Halt. Durch die voranschreitende Digitalisierung verändern sich traditionelle Arbeitsweisen teils grundlegend. Während einige Branchen bereits signifikante Fortschritte gemacht haben, befindet sich die Digitalisierung der Immobilienbranche noch in den Kinderschuhen. Dabei haben digitale Lösungen gerade für Hausverwaltungen ein enormes Potenzial, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und so den Alltag von Verwaltern, Mietern und Eigentümern gleichermaßen zu verbessern.

Status quo der Digitalisierung

Das Ergebnis des Digitalisierungsindex 2023: Die digitale Transformation der deutschen Wirtschaft verläuft nach einem pandemiebedingten Boost 2021 seitwärts. Doch gerade die COVID-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig flexible und digitale Arbeitsmodelle sind. Online Kommunikation, automatisierte Prozesse und digitale Datenverwaltung sind kein nice-to-have mehr. Um dem Wettbewerb und den gesellschaftlichen Entwicklungen standhalten zu können, sind sie essenziell.

Die digitale Transformation der Immobilienwirtschaft hat in den letzten Jahren zwar an Fahrt gewonnen, aber die Digitalisierungsstudie des Zentralen Immobilien Ausschusses (ZIA) zeigt, dass weitere Investitionen getätigt werden müssen. Denn laut Studie befinden sich nur rund 58 % der befragten Unternehmen in einer fortgeschrittenen Phase der digitalen Transformation.

digitalisierung hausverwaltung

Herausforderungen der Digitalisierung für Hausverwaltungen

Die Digitalisierung einer Branche und eines Unternehmens ist keine Eintagsfliege. Sie ist ein fortlaufender Prozess, der einige Herausforderungen und Investitionen mit sich bringt.

Widerstände gegen Veränderungen

Veränderungen der altbekannten Strukturen verunsichert viele Mitarbeitenden. Sie betreten unbekanntes Terrain und es werden interne Aus- und Weiterbildungen nötig. Hier ist es wichtig, das Personal in die Veränderungen mit einzubeziehen und für Aufklärung zu sorgen.

Datenschutz und Datensicherheit

Mit zunehmenden digitalen Strukturen steigt die Summe an Daten und damit auch die Sorge um den Datenschutz. Unternehmen setzen sich Risiken wie Datenverlust, Cyberangriffen und Missachtung gesetzlicher Vorschriften aus. Hier ist es wichtig, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten und für angemessene Sicherheitsvorkehrungen zu sorgen.

Integration neuer Technologien in bestehende Systeme

Die Integration neuer Technologien oder Softwarelösungen in bestehende Systeme stellt viele Unternehmen ebenfalls vor Herausforderung. Einerseits sind viele Systeme bereits veraltet, andererseits stellen viele Softwareanwendungen Insellösungen dar. Diese lassen sich nicht in die bestehenden Systeme integrieren und erfordern aufgrund dessen oft noch mehr Aufwand. Die Anzahl digitaler Lösungen für die Immobilienbranche stieg in den vergangenen Jahren durch den Boom von Proptechs zwar an, jedoch zeigte sich, dass nur wenige die Arbeitsprozesse innerhalb der Immobilienwirtschaft wirklich kennen, sodass die Kernprobleme teils übersehen werden.

Fehlende Ressourcen

Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie bedarf zusätzlicher Ressourcen, sowohl monetär als auch personell. Für die Implementierung neuer digitaler Systeme müssen finanzielle Mittel freigeben werden, die oft knapp sind. Viele Hausverwaltungen ringen außerdem seit Jahren um Personal. Gleichzeitig wird die Arbeit von Hausverwaltungen immer komplexer und anspruchsvoller, wodurch gut ausgebildete Mitarbeitende, vor allem mit IT-Kenntnissen, immer wichtiger werden.
digitalisierung immobilienwirtschaft hausverwaltung

Chancen der Digitalisierung für Hausverwaltungen

Neben all den Herausforderungen, die die digitale Transformation der Immobilienwirtschaft mit sich bringt, birgt sie auch enorme Chancen. Gerade für Hausverwaltungen lassen sich viele Prozesse erleichtern und vereinfachen.

Einige unserer Kunden gehen sogar so weit, dass sie jeden eingehenden Anruf von unserer AI Mailbox annehmen lassen. Wir empfehlen jedoch auch persönliche Sprechzeiten einzurichten.

Erhöhte Servicequalität

Digitale Plattformen ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen Verwaltern, Eigentümern und Mietern. Das Ergebnis sind schnellere Reaktionszeiten, eine höhere Servicequalität und eine daraus resultierende höhere Kundenzufriedenheit. Doch auch ein digital abgebildeter Mieterlebenszyklus kann den Service für Verwaltende erleichtern. Alle wichtigen Informationen sind so für alle Mitarbeitende in einer übersichtlichen Weise verfügbar. Das reduziert den Aufwand und schafft Transparenz.

Verwaltungseffizienz steigern

Digitale Vorgangsmanagementsysteme spielen hierbei eine wichtige Rolle und können die Arbeit von Verwaltenden von Grund auf verändern. Denn die digitale Umstrukturierung der Immobilienverwaltung bedeutet, dass im besten Fall eine ganzheitliche Vernetzung aller Arbeitsprozesse geschaffen wird. Digitale Prozesse ermöglichen Verwaltenden eine Bereitstellung relevanter Daten in Echtzeit, unabhängig vom Standort. So können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden.

Kostenersparnis

Durch die Automatisierung von Aufgaben, wie z. B. der Bearbeitung von Anfragen oder der Durchführung von Routineaufgaben, können Hausverwaltungen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Die Arbeitszeit von Mitarbeitenden kann effizienter gestaltet werden, sie können sich vermehrt auf strategische und wertschöpferische Aufgaben konzentrieren. Diese Ressourcen können dann in andere Bereiche des Unternehmens investiert werden, um weiteres Wachstum und Innovation zu fördern. Digitale Prozesse ermöglichen es zudem einen ganzheitlichen Blick, sodass Fehlinvestitionen und Mehrarbeit schneller erkannt werden kann und unnötige Ausgaben vermieden werden können.

effizienzsteigerung kostenreduzierung durch künstliche intelligenz

Wichtig zu erwähnen ist, dass vor allem die Reduzierung von Kosten und die Steigerung der Effizienz langfristig betrachtet werden muss. Erfolge sind nicht immer eindeutig messbar und machen sich erst nach einigen Jahren bemerkbar. Investitionen in digitale Strukturen und Prozessoptimierung sind immer Investitionen in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens und sorgen langfristig dafür, dass man wettbewerbsfähig bleibt. Für Hausverwaltungen bedeutet das: Wer sich jetzt nicht mit der digitalen Transformation auseinandersetzt, riskiert, den Anschluss zu verlieren.

Automatisierte Anrufannahme: Digitale Transformation im Kundenservice

Ein Beispiel für den Einsatz innovativer Technologien, um die Effizienz im Kundenservice zu steigern und Arbeitsprozesse zu erleichtern, ist der Einsatz automatisierter Anrufannahme. Beim Einsatz der AI Mailbox von MANAGBL.AI werden mittels künstlicher Intelligenz eingehende Anrufe automatisiert angenommen und transkribiert.

Nutzt die Hausverwaltung bereits ein Vorgangsmanagementsystem, werden die Anliegen direkt eingepflegt. Die mittels KI aufgenommenen Anliegen können zudem den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, kategorisiert und priorisiert werden. Das erspart aufwendige manuelle Arbeitsschritte und reduziert die Zeit am Telefon. Die gewonnene Zeit können Mitarbeitende im Kundenservice nutzen, um Kundenanliegen schneller abzuarbeiten und komplexe Anliegen in Ruhe persönlich zu bearbeiten.

automatisierter kundenservice immobilienwirtschaft

Weitere Vorteile vom Einsatz automatisierter Anrufannahme finden sich in der Erreichbarkeit. Durch den Einsatz der AI Mailbox können Unternehmen ohne zusätzlichen Aufwand einen 24/7 Kundenservice anbieten. So können die Anliegen von Kunden jederzeit aufgenommen werden. Das sorgt für eine erhöhte Kundenzufriedenheit und langfristige Kundenbindung.

Gerade der Kundenservice stellt heutzutage viele Hausverwaltungen vor Herausforderungen. Einerseits aufgrund von Personalmangel und steigenden Kosten, andererseits weil die Kundenanforderungen steigen und die Arbeit von Servicemitarbeitenden komplexer wird. Um die Mitarbeitenden im Kundenservice zu entlasten werden teils teure Call-Center eingesetzt, die die Anliegen oftmals nur oberflächlich aufnehmen, wodurch für Mitarbeitende weiterer Arbeitsaufwand entstehen kann.

Der Einsatz neuartiger Technologien wie Künstlicher Intelligenz im Kundenservice nimmt hingegen alle Informationen auf und leitet diese an die zuständigen Mitarbeitenden weiter. Zudem sorgt der Einsatz langfristigen für Kostenreduzierung und Arbeitsentlastung.

Zukunfts­perspektiven & Handlungs­empfehlungen

Die Digitalisierung in der Immobilienbranche steht erst am Anfang ihrer Entwicklung. Aufstrebende Trends wie Künstliche Intelligenz oder IoT (Internet of Things) werden traditionelle Arbeitsprozesse teils von Grund auf verändern. Für Hausverwaltungen, die den Schritt in die Digitalisierung wagen möchten, können folgende Handlungsempfehlungen eine gute Grundlage schaffen:

1. Bedarfsanalyse durchführen:

Analysieren Sie die aktuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen und identifizieren Sie die Bereiche, in denen digitale Lösungen die größte Wirkung erzielen können.

2. Mitarbeiter einbeziehen:

Schulungen und Workshops sind essenziell, um die Akzeptanz neuer Technologien zu erhöhen und das Team auf die digitale Transformation vorzubereiten. Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitenden in die offene Kommunikation, um Sorgen zu nehmen und Hilfe anzubieten.

3. Schrittweise Implementierung:

Beginnen Sie mit Pilotprojekten, um digitale Lösungen schrittweise in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren und Erfahrungen zu sammeln.

4. Partnerschaften eingehen:

Arbeiten Sie mit Unternehmen zusammen, um Zugang zu innovativen Lösungen und Fachwissen zu erhalten.

5. Kontinuierliche Optimierung:

Die Digitalisierungsstrategie sollte regelmäßig überprüft und optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Nutzen bringt und an neue Anforderungen angepasst werden kann.
digitale hausverwaltung

Die Veränderungen durch die voranschreitende digitale Transformation bringen sowohl Hürden als auch Chancen mit sich. Es werden teils hohe Investitionen nötig werden, um Strukturen für veränderte Geschäftsmodelle in der Immobilienbranche zu realisieren und auch das Wissen von Mitarbeitenden muss beispielsweise um IT-Kenntnisse erweitert werden. 

Doch Unternehmen, die Trends der digitalen Transformation frühzeitig erkennen und implementieren, können sich dadurch entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Der Einsatz neuer Technologien ermöglicht es, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Mieter und Eigentümer nachhaltig zu verbessern. Die Herausforderungen, die mit der digitalen Transformation einhergehen, können durch eine gezielte Digitalisierungsstrategie erfolgreich gemeistert werden. Auch der Einsatz von Softwarelösungen, die sich einfach in bestehende Systeme integrieren lassen wie unsere AI Mailbox erleichtern den Ausbau digitaler Strukturen.

Sie wollen mehr über die Implementierung unserer AI Mailbox erfahren? Dann buchen Sie einen Termin bei uns. Wir beantworten gerne all Ihre offenen Fragen: 

Nichts mehr verpassen

MANAGBL.AI Insider

Sie wollen top aktuelle Branchennews und Updates zu MANAGBL.AI? Dann melden Sie sich jetzt zu unserem Newsletter an.​

Sie wollen unsere Software testen? Dann sichern Sie sich mit der Newsletteranmeldung 21 Tage statt nur 14 Tage kostenlose Testphase.

Finden Sie heraus, wie KI dabei hilft, ihren Kundenservice zu automatisieren.

In einem gemeinsamen Termin nehmen wir eine Bestands­analyse Ihrer Tools und Prozesse vor. Gemeinsam erkunden wir die Möglichkeiten von ki-gestützen Text- und Sprach­­analysen sowie Klassifizierungs­­modellen.

Vereinbaren Sie jetzt einen individuellen Beratungstermin