Set-up Manual

MANAGBL.AI Mailbox

1. Login und erste Schritte

Hier finden Sie alles, was Sie für die Einstellung Ihrer MANAGBL.AI Mailbox brauchen:
https://app.managbl.ai

Um sich anzumelden, tragen Sie den Benutzernamen und Passwort ein.

Hinweis:

Aktuell erfolgt die Benutzerverwaltung ausschließlich über MANAGBL.AI. Bitte legen Sie Ihre Zugangsdaten an einem sicheren Ort, wie z.B. einem Passwortmanager ab. Bei Verlust oder dem Bedarf nach einem neuen Passwort nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf (support@managbl.ai).

Nach der Anmeldung befinden Sie sich im Home-Bereich der intelligenten Anrufannahme. Hier haben Sie die Möglichkeit, in Ihre Inbox oder in die Einstellungen zu wechseln. In Ihrer Inbox finden Sie eine Liste mit allen eingegangenen Anrufen inklusive Filter-Optionen.

In den Einstellungen finden Sie Ihre Rufnummern für die Implementierung in Ihrer Telefonanalge, den Ansagen-Konfigurator sowie den Bereich Ablageort und Kategorien.

Im Header Bereich können sie sich über den „Logout Button“ oben rechts jederzeit ausloggen. Denken Sie vorher daran, ihre Änderungen aktiv zu schalten, über den Button „speichern“ unten rechts. 

2. Rufnummern für die Implementierung

Auf der linken Seite finden Ihre bereitgestellten Rufnummern, die Sie selbst benennen können. Für eine weitere Nummer kontaktieren Sie uns bitte. Verschiedene Rufnummern werden nur benötig, wenn es unterschiedliche Ansagen z.B. für Standorte, Abteilungen oder Mitarbeiter geben soll. 

Screenshot: Nummer Bearbeiten

3. Ansagen-Konfigurator

Über das Dropdown-Menü können Sie auf der rechten Seite die Rufnummer auswählen, die Sie bearbeiten möchten. Sie legen hiermit die Bearbeitung der entsprechenden Rufnummer für alle weiteren Menüpunkte fest. 

Screenshot Managbl: AI Stimme

Im nächsten Schritt können Sie die Art der Ansage wählen. Zur Auswahl stehen die Ansage durch eine AI Stimme sowie durch eine eigene Tonaufnahme.

3.1. AI-Stimme

Wenn Sie sich für die Ansage durch eine AI Stimme entscheiden, tragen Sie nun bitte den gewünschten Ansagetext in die Box ein. Wenn Sie den Text löschen, erscheint der managbl.ai Datenschutzhinweis (Mindestanforderung).

Screenshot vom Ansagen Konfigirator in MANAGBL

Ansage Beispiele:

„Willkommen bei der Hausverwaltung GmbH. Sie sprechen mit Daniel unserem Telefonassistenten, der dabei hilft, Ihre Anliegen schnellerzu bearbeiten. Bitte hinterlassen Sie uns dafür Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse sowie den Anrufgrund. Wir melden uns zeitnah zurück.“

„Herzlich willkommen bei der Hausverwaltung GmbH. Sie sprechen mit unserer Anrufannahme durch die wir Ihre Anliegen automatisiert aufnehmen und schneller bearbeiten können. Bitte hinterlassen Sie uns dafür Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse (oder des Objektes, für das Sie anrufen) sowie den Grund für Ihren Anruf. Wir melden uns zurück. Dieser Anruf wird automatisiert verarbeitet. Weitere Informationen unter Manageable Punkt A I, slash Datenschutz.“
„Herzlich willkommen bei der Hausverwaltung GmbH. Leider können wir Ihren Anruf aktuell nicht persönlich entgegen nehmen. Um Ihr Anliegen dennoch schnell an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten zu können, unterstützt uns fortan ein Ka Ih gestützter Anrufbeantworter. Nach dem Piepton können Sie uns Ihr Anliegen mitteilen. Bitte denken Sie an Ihren vollständigen Namen, Ihre Anschrift und Ihr konkretes Anliegen. Wir werden uns dann zeitnah bei Ihnen melden.“
„Willkommen beim Team der Hausverwaltung GmbH, leider rufen Sie außerhalb unserer Telefonzeiten an. Nutzen Sie aber gerne unseren automatischen Anrufbeantworter, der uns dabei hilft, Ihre Anliegen schneller zu bearbeiten. Bei Notfällen wenden Sie sich bitte an die Notrufnummern Ihres Hausaushanges. Bitte hinterlassen Sie uns nun Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse, Ihre Rufnummer sowie den Grund für Ihren Anruf. Weitere Informationen unter Manageable Punkt A I, slash Datenschutz.“
„Willkommen bei der automatischen Anrufverarbeitung der Hausverwaltung GmbH.  Sie erreichen uns zur Zeit leider nicht persönlich, aber keine Sorge! Dank unserer Ka Ih unterstützten Telefonanlage können wir Ihre Anliegen rund um die Uhr entgegennehmen und direkt an den richtigen Sachbearbeiter weiterleiten. Das beschleunigt den gesamten Vorgang erheblich!  Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Vor- und Nachnamen, Ihr Objekt, die Rückrufnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir kümmern uns darum!“
„Hallo ich bin Vicky, als intelligenter Roboter kann ich nun Ihr Anliegen zu jeder Zeit aufnehmen und noch schneller bearbeiten lassen. Bitte hinterlassen Sie uns dafür Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail Adresse sowie den Grund für Ihren Anruf.“
Hinweise:

  • Bei Zeichen wie z.B. „/“ empfiehlt es sich, diese auszuschreiben („slash“).
  • Sollen nur Buchstaben vorgelesen werden, muss ein Leerzeichen gesetzt werden.
  • Zum Teil müssen Unternehmensnamen durch ein Leerzeichen getrennt werden, um die richtige Aussprache sicherzustellen.
Screenshot: Auswahl der Stimme

Sie können über dem Textfeld verschiedene KI-Stimmen auswählen. Hier stehen deutsch und englisch zur Auswahl. Außerdem kann eine weibliche Stimme (Vicki) oder eine männliche Stimme (Daniel) eingestellt werden.

Zum Anhören und Testen der Ansage rufen Sie bitte die ausgewählte Rufnummer auf der linken Seite an. 

3.2. Tonaufnahme

Wenn Sie sich für eine Tonaufnahme entscheiden, können Ihre eigene Ansage hochladen. Klicken Sie dafür auf “hochladen” und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus.

Screenshot: Tonaufnahme wählen

Sie können die hochgeladene neue Telefonansage nun anhören oder durch einen Anruf an die ausgewählte Nummer testen.

Unser Tipp für professionelle Tonaufnahmen

Für eindrucksvolle Telefonansagen empfehlen wir Ihnen unseren Partner Anrufbeantworter24.com. Dort erhalten Sie individuelle Tonaufnahmen aus dem Tonstudio, von Profis gesprochen.

Logo von Anrufbeantworter24.de

Hinweise:

  • Für den Upload werden die Dateiformate .mp3 und .wav unterstützt.
  • Um eine neue Tonaufnahme hochladen zu können, müssen Sie die alte nicht löschen. Klicken Sie einfach erneut auf “hochladen”, um die Aufnahme zu ersetzen.

4. Einrichten einer Ruf­weiter­leitung in der Ansage

Screenshot aus Managbl

Mit dem Button „Weiterleitung hinzufügen“ können Sie eine Weiterleitung hinzufügen, damit Anrufer z.B. in Notfällen direkt mit einem Mitarbeiter verbunden werden können. Hinterlegen Sie eine Rufnummer mit der entsprechenden Ländervorwahl.

Screenshot aus Managbl

Über die Zahl 1-9 legen Sie die Ziffer fest, welche für die Weiterleitung während des Anrufs gedrückt werden muss. Es können mehrere Zahlen und Rufnummern hinterlegt werden. 

Hinweise:

  • Bitte fügen Sie auch immer im Ansagetext die Ziffern hinzu. Beachten Sie hierzu unsere Ansage Beispiele
  • Neben der Ziffer für die Weiterleitung muss nun auch die 0 gedrückt werden für das Hinterlassen einer Nachricht.

Ansage Beispiele mit Weiterleitung aktiv: 

„Willkommen beim Team der Hausverwaltung GmbH. Sie rufen leider außerhalb unserer Sprechzeiten an oder wir sind im Gespräch. In dringenden Fällen zum Beispiel bei Wasserschäden rufen Sie bitte unbedingt Ihren Hausmeister an. Bei Notfällen, die nicht bis zum nächsten Werktag warten können, drücken Sie die Eins. Gerne können Sie uns auch eine Nachricht mit Ihrem Namen, der Adresse und dem Anrufgrund hinterlassen und wir melden uns zurück. Drücken Sie dafür bitte die Null. Dieser Anruf wird automatisiert verarbeitet und gespeichert, weitere Informationen unter Manageable Punkt A I, slash Datenschutz.“
„Willkommen beim Team der Hausverwaltung GmbH. Um mit unserem Büro zu sprechen, drücken Sie bitte die Eins. Möchten Sie uns eine Nachricht für einen Rückruf hinterlassen, dann drücken Sie die Null.“

5. Weitere Ansagetexte (für Sprechzeiten, Feiertage, etc.)

Screenshot: Zeiten einstellen

Mit dem Button “weitere Ansage hinzufügen” unter der Standardansage können Sie z.B. für das Wochenende oder innerhalb von Büro- oder Sprechzeiten eine andere Ansage konfigurieren. Für die Zeiteinstellung nutzen Sie bitte das Dropdown-Menü im Bereich Wochentage und Uhrzeiten. Hier können Sie mehrere Timeslots hinzufügen, um z.B. Ihre Bürozeiten abzubilden. 

 

 

Hinweis:

  • Bitte hinterlegen Sie für jeden Wochentag gesondert z.B. ihre Sprechzeiten, wie um Beispiel oben veranschaulicht. 

Weitere Ansagen Beispiele:

„Herzlich Willkommen bei der Hausverwaltung GmbH. Wir sind gerade im Gespräch oder nicht am Platz. Für eine schnelle Bearbeitung Ihres Anliegens nutzen Sie bitte unsere automatisierte Anrufannahme. Bitte hinterlassen Sie uns dafür in jedem Fall Ihren Vor- und Nachnamen, die Objektdresse, um die es geht, sowie den Grund für Ihren Anruf. Wir melden uns zeitnah zurück.“
„Willkommen bei Ihrem Wohnungsunternehmen. Persönlich können Sie uns gerade nicht erreichen. Daher sprechen Sie mit mir, Ihrer digitalen Mieterbetreuerin. Ich kann Ihr Anliegen automatisiert aufnehmen, damit wir es schneller bearbeiten können. Bitte nennen Sie uns dafür Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse sowie den Grund für Ihren Anruf. Wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen zurück.“
„Willkommen bei der XY Immobilienmanagement e.K.. Mein Name ist Daniel und ich bin der digitale Assistent von Mario Nagel. Ich leite Ihr Anliegen gerne an Herrn Nagel weiter. Hierfür benötige ich Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse sowie den Anrufgrund. Herr Nagel meldet sich zeitnah bei Ihnen zurück. Vielen Dank.“

6. Ablageort

Der Ablageort bestimmt, wohin Ihre verarbeiteten Anrufe geschickt werden. Hier können Sie eine E-Mail hinterlegen oder auch einen Token für eine Service Plattform wie z.B. casavi oder facilioo angeben. Im letzteren Fall melden Sie sich bitte bei uns.

Außerdem können Sie bestimmen, ob Anrufversuche versendet werden oder nur in der Inbox erscheinen sollen. Für das Versenden setzen Sie bitte einen Haken.

Bitte bedenken Sie, dass Sie für jede Rufnummer die Ablageorte gesondert bearbeiten können. Die Auswahl der Rufnummer erfolgt im Bereiche Ansage Konfigurator.

6.1. Ablageort casavi

Nutzen Sie casavi, können Sie in einem ersten Schritt
zunächst nur ihre Eingangs-E-Mail Adresse von casavi als Standard Ablageort
einfügen, die Sie in der casavi Plattform im Bereich:

  • „Smart Tasks > Eingang > Eingangs-E-Mail Adresse kopieren“ finden.
Screenshot aus Casavi
Für einen Datenabgleich und die Vorgangserstellung müssen Sie uns Ihren API Schlüssel & Secret  mitteilen bzw. diesen in das Feld „Token für Service-Plattform angeben” ablegen. So gelangen Sie zu Ihrem API Token:

Administration > ALLGEMEIN > API-Zugangsdaten

Bei erfolgreicher Identifizierung erstellen wir dann direkt einen Vorgang in casavi. Ansonsten wird eine E-Mail an die im Ablageort hinterlegte Adresse versendet. Außerdem finden Sie alle Anrufe in der MANAGBL-Inbox. 
Screenshot zur Erstellung der Zugangsschlüssel
Hinweis:

Befindet sich noch kein Token in Ihren API-Zugangsdaten, müssen Sie diese bei casavi anfragen.

6.2. Ablageort facilioo

Für die Nutzung des digitalen Eingangs in facilioo müssen Sie uns Ihren API Schlüssel übermitteln. Folgend die Anleitung dazu:

Einstellungen > facilioo > Open API Zugangsdaten > API Schlüssel

Nach Aktivierung der Schnittstelle werden alle Anrufe im digitalen Eingang von facilioo angezeigt. Außerdem finden Sie alle Anrufe in der MANAGBL-Inbox.

7. Datenabgleich

MANAGBL.AI kann anhand von Rufnummer, Namen und Adressen durch Abgleich mit Ihrer Datenbank Anrufende besser identifizieren. Das Vorgehen hier ist ähnlich dem einer Suchmaschine. Alle Daten werden nach DSGVO vertraulich behandelt. Der Datenabgleich kann entweder über ein Drittanbieter System erfolgen oder über das Bereitstellen von aktuellen Excel Listen z.B. über einen SFTP Server oder sonstigen Cloud Anbieter. Für weitere Informationen wenden Sie sich gerne an uns über support@managbl.ai
Bitte beachten Sie, dass wir beim Datenabgleich zunächst die Rufnummer abgleichen und danach den Namen und die Straße mit Hausnummer. Für Testanrufe rufen Sie deswegen bitte mit einer Nummer an, die nicht in der Datenbank hinterlegt ist. 
Hinweis: Aktuell fragen wir einmal pro Woche die Daten ab. Hier können Sie unser Template für die ihre Daten herunterladen: Daten Input Template Download

8. Kategorisierung

Um bereits im Betreff Ihrer E-Mail oder im Ticket den Anrufgrund zu erkennen oder diese/s an bestimmte E-Mail Adressen weiterzuleiten, können Sie Kategorien über Schlagwörter festlegen. Dafür klicken Sie einfach „weitere Kategorie hinzufügen“ und legen die Bezeichnung fest. Daraufhin können Sie beliebig viele Schlagwörter sowie eine neue E-Mail Adresse festlegen, wenn diese vom Standard Ablageort abweichen soll.

Screenshot aus dem Tool

Hinweis:

  • Basierend auf unseren Erfahrungen haben wir für Sie bereits einige Kategorien mit Schlagwörtern gesetzt. Diese können Sie natürlich ändern und ergänzen.
  • Achten Sie darauf, dass Sie nur Schlagwörter verwenden, die nicht in anderen Kategorien auch vorkommen.
  • Plurale, deklinierte Nomen und konjugierte Verben werden dabei von unserem System in die Ursprungsform umgewandelt (z. B. „gewohnt“ → „wohnen“).

9. Einbinden in Ihre Telefonanlage

9.1. Weiterleitung über Telefontastenkombination

Telefontastenkombinationen helfen Ihnen entweder bei einer dauerhaften oder auch nur bei einer bedingten Rufweiterleitung.

Codes zur Einrichtung der dauerhaften Weiterleitung:

  • Rufumleitung einrichten: **21*Zielrufnummer#
  • Rufumleitung löschen: ##21#
  • Rufumleitung deaktivieren: #21#
  • Rufumleitung re(-aktivieren): *21#
  • Statusanzeige: *#21#
Hinweis:

Zielrufnummer mit Ländervorwahl angeben

Codes zur Einrichtung der bedingten Weiterleitung

  • Umleitung nach gewisser Zeitspanne: **61*Rufnummer**Zeit# (Zeit in Sekunden)
    • Löschen: ##61#
    • Deaktivieren: #61#
    • re(-aktivieren): *61#
  • Umleitung bei Nichterreichbarkeit: **62*Rufnummer#
    • Löschen: ##62#
    • Deaktivieren: #62#
    • re(-aktivieren): *62#
  • Umleitung bei besetzt: **67*Rufnummer#
    • Löschen: ##67#
    • Deaktivieren: #67#
    • re(-aktivieren): *67#
  • Alle bedingten Umleitungen gleichzeitig steuern: **004*Rufnummer**Zeit# (Zeit in Sekunden)
    • Löschen: ##004#
    • Deaktivieren: #004#
    • re(-aktivieren): *004#

9.2. Weiterleitung über die Telefoneinstellungen

Die Weiterleitung des Anrufers zu unserem Assistenten lässt sich ganz simpel direkt in den Einstellungen Ihres Telefons einschalten.

Um die Weiterleitung direkt in den Telefoneinstellungen zu aktivieren und in späteren Fällen eventuell auch wieder abzuschalten, müssen Sie die folgenden Schritte je nach Gerätetyp befolgen.

FRITZ!Fon

(Einrichtung über FRITZ!Box siehe Artikel Weiterleitung FRITZ!Box)

  • Menü-Taste drücken
  • Komfortdienste > OK > Rufumleitung > OK drücken
  • Rufumleitung auswählen
  • Anzeigen-Taste “Ein” oder “Aus” drücken
  • Auflegen-Taste wählen

iOS

  • Einstellungen öffnen
  • Telefon auswählen
  • Rufweiterleitung wählen und anschalten
  • Weiterleiten an: “Rufnummer”

Android

  • Telefon-App öffnen
  • Einstellungen oben rechts öffnen
  • Rufumleitung wählen und gewünschte Option auswählen
  • Rufnummer angeben
  • mit Aktivieren bestätigen

9.3. Weiterleitung am Router: FRITZ!Box

Wenn Sie eine FRITZ!Box nutzen, besteht die Möglichkeit, die Rufweiterleitung auch über diese einzustellen.

Um die Weiterleitung einrichten zu können, müssen Sie sich in Ihr Kundenprofil über einen Browser einloggen: http://fritz.box

Anschließend befolgen Sie bitte diese Schritte (die Namen der Punkte können je nach Modell variieren):

  • Telefonie in der Navigation links wählen
  • Rufbehandlung > Rufweiterleitung auswählen
  • auf “neue Rufumleitung” klicken
  • Anrufe an eine Rufnummer / ein Telefon auswählen und die Nummer, auf welcher Ihre Kunden anrufen, eingeben
  • die Zielrufnummer eingeben (Nummer des MANAGBL AI-Assistenten)
  • als Abgangsnummer automatisch hinterlegen
  • Art der Rufumleitung auswählen, je nach Ihrem Gebrauch des Assistenten

Bei Bedarf gibt es außerdem die Option, eine Zeitschaltung zu aktivieren:

  • Telefonie in der Navigation links wählen
  • Rufbehandlung > Rufweiterleitung auswählen
  • „Rufumleitung zeitgesteuert an- und ausschalten“ anklicken
  • gewünschte Zeiten für die Rufumleitung in der Wochenübersicht auswählen

9.4. Weiterleitung beim Telefonprovider: Telekom

Die Rufumleitung über den Telefonprovider Telekom können Sie einfach im persönlichen Kundenservice einstellen.

Bevor Sie die Weiterleitung hinterlegen können, müssen Sie sich vorerst im Kundenservice unter https://kundencenter.telekom.de anmelden. Anschließend müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:

  • auf “Anschluss verwalten” klicken
  • Meine Rufnummer > “Telefonie Einstellungen ändern” wählen
  • Anrufweiterleitung > “Bearbeiten”
  • bei “Von Rufnummer” die entsprechende Nummer auswählen
  • Weiterleitung einrichten
    • “immer weiterleiten auf …” (dauerhafte Weiterleitung)
    • “Weiterleiten bei …” (bedingte Weiterleitung)
  • VNR als Rufnummer angeben
  • zum Speichern auf “Weiter” klicken

9.5. Weiterleitung an der Telefonanlage: Placetel

Die Weiterleitung zu Ihrem Assistenten erfolgt bei Placetel direkt über die Einstellungen.

Sie können die Rufweiterleitung bei Ihrer Placetel-Telefonanlage ganz simpel durch die folgenden Schritte einrichten:

  • loggen Sie sich in Ihr Placetel-Kundenkonto ein
  • auf Administration klicken
  • Navigation links: Routingpläne > Weiterleitung auswählen
  • auf Externe Nummer hinzufügen klicken und VNR eintragen

Falls Sie den Assistenten nur zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen nutzen wollen, können Sie auch hier einen Zeitplan bestimmen:

  • Navigation links: Routingpläne > Routingplan
  • die eingerichtete Weiterleitung auswählen
  • auf Zeitsteuerung klicken
    • Zeitsteuerung aktivieren zum Angeben von Uhrzeiten und Wochentagen
    • Fortgeschrittene Einstellungen aktivieren zum Festlegen von einem bestimmten Datum und minutengenauen Angaben

9.6. Weiterleitung an der Telefonanlage: Fonial

Haben Sie eine Telefonanlage von Fonial? Hier finden Sie die Anleitung für die Rufumleitung zu Ihrem Assistenten.

Um mit der Einrichtung der Weiterleitung anzufangen, muss zuerst die VNR (Nummer des Assistenten) als Weiterleitungsziel angelegt werden: 

  • linke Navigation: Telefonanlage > Ziele
  • Ziel anlegen wählen
  • bei Typ des Weiterleitungsziels Weiterleitung (Mobilfunk- oder Festnetzrufnummer) wählen
  • Namen festlegen (z.B. Telefonassistent)
  • Weiterleitung auf Mobilfunknummer auswählen
  • VNR angeben
  • Anrufernummer anzeigen auswählen
  • Speichern

 

Die Weiterleitung zu Ihrem Assistenten können Sie nun wie folgt über Ihre Fonial Telefonanlage einstellen: 

  • Rufnummernübersicht: Stift-Symbol neben der entsprechenden Rufnummer wählen
  • Verwendungstyp der Rufnummer: “Sprache”
  • auf “neue Weiterleitung anlegen” klicken
  • Weiterleitungstyp auswählen
    • Weiterleitung ohne Regel (gilt jederzeit)
    • Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag (gilt nur an festgelegten Wochentagen und Uhrzeiten)
    • Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum (gilt nur an festgelegten Daten und Uhrzeiten)
    • Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Zeitraum (gilt nur innerhalb festgelegtem Zeitraum)
  • Anruffilter aktivieren
    • Filter für Anrufe von bestimmten Einzelrufnummern, Orts- und / oder Ländervorwahlen für VNR auswählen
  • Weiterleitungsziel festlegen > VNR auswählen
  • Speichern

9.7. Weiterleitung an der Telefonanlage: Starface

In Starface können Sie eine Rufumleitung einstellen, damit Anrufer automatisch an Ihren MANAGBL AI-Assistenten weitergeleitet werden.

Dabei gehen Sie wie folgt vor:

  • obere Navigation: Umleitungen
  • Weiterleitungstyp auswählen:
    • Immer (gilt jederzeit)
    • Besetzt (gilt, wenn der Angerufene bereits telefoniert & die Anklopf-Funktion deaktiviert ist)
    • Zeitüberschreitung (z. B. wenn ein Anruf nach 15 sek. nicht angenommen wurde)
  • Angerufene Nummer auswählen
  • „Zielnummer“ auswählen
  • In der Zielnummer tragen Sie die Nummer des MANAGBL Assistenten ein

9.8. Weiterleitung an der Telefonanlage: 3CX

In 3CX können Sie anhand des Status eines Angerufenen eine Rufumleitung einstellen, damit Anrufende im richtigen Moment an den Assistenten von MANAGBL weitergeleitet werden.

Dabei gehen Sie wie folgt vor:

  • linke Navigation: Einstellungen → Rufweiterleitungen
  • Passen Sie für jeden Status die entsprechende Weiterleitung wie folgt an:
    • z. B. nach Zeitüberschreitung, externe Weiterleitung an externe Rufnummer (hier die Nummer Ihrer AI Mailbox angeben)
    • z. B. wenn besetzt oder nicht angemeldet, externe Weiterleitung an externe Rufnummer (hier wieder die Nummer Ihrer AI Mailbox)
    • Zeitüberschreitung (z. B. wenn ein Anruf nach 15 sek. nicht angenommen wurde)
  • Angerufene Nummer auswählen
  • „Zielnummer“ auswählen
  • In der Zielnummer tragen Sie die Nummer des MANAGBL Assistenten ein

9.8. Weiterleitung an der Telefonanlage: NFON

In der NFON Telefonanlage können Sie Rufweiterleitungen über Rufumleitungsprofile festlegen. Hier legen Sie fest, wann an die AI Mailbox weitergeleitet werden soll.

Dabei gehen Sie wie folgt vor:

  • linke Navigation: Einstellungen → Rufumleitung
  • Wählen Sie das Profil „Standard“ (Wie Sie ein neues Profil anlegen, können Sie hier nachlesen)
  • Wählen Sie eine Rufumleitungskondition:
    • Immer (gilt jederzeit)
    • Besetzt (gilt, wenn der Angerufene bereits telefoniert)
    • Keine Antwort (gilt, wenn der Anruf nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums beantwortet wird)
  •  Tragen Sie in das Feld „Ziel“ die Rufnummer Ihrer AI Mailbox ein.

10. Informationspflichten im Sinne der DSGVO

Die AI-Mailbox verarbeitet personenbezogene Daten, wie Name und Adresse eines Anrufers. So können wir Ihnen die Anrufinhalte Ihrer Eigentümer und Mieter per E-Mail oder in Ihrem Ticketsystem zusenden. 

Jede Person, dessen Daten durch einen Verantwortlichen verarbeitet werden, haben nach Art 13 Abs. 1 und Art. 14 Abs. 1 der DSGVO das Recht darauf, darüber informiert zu werden. Denn nur dann kann sie Ihre Datenschutzrechte auch ausüben. 

Das bedeutet für den Einsatz der Mailbox: Jeder Anrufer soll vor der ersten Datenverarbeitung die Möglichkeit haben zu verstehen, was mit den Daten passiert. Dabei gilt es folgende Fragen transparent zu beantworten:

  • Warum werden meine Daten gespeichert?
  • Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
  • Wer ist der Datenschutzbeauftragte, und wie kann ich diesen bei Fragen erreichen?
  • Werden meine Daten in andere Länder übermittelt?
  • Wie lange werden meine Daten gespeichert?
  • Wer kann meine Daten einsehen?
  • Welche Rechte habe ich?
 

Wie setze ich das um?
Eine gestufte Information ist laut der europäischen Datenschutzbehörde zulässig. Es reicht aus, im ersten Schritt über den Zweck und den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung zu informieren. Im zweiten Schritt müssen alle oben genannten Fragen geklärt werden.

Schritt 1:
Informieren Sie Ihre Anrufer über die automatische Anrufverarbeitung in Ihrem Ansagetext und teilen Sie mit, wer verantwortlich für die Datenverarbeitung ist (Ihre Hausverwaltung), sowie wo Betroffene weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden. Dadurch werden Anrufer zunächst ausreichend aufgeklärt und können selbst entscheiden, ob Sie die Mailbox nutzen möchten. Hier finden Sie einen Beispiel-Hinweis, den Sie um Ihre eigenen Anforderungen erweitern können:

Tipp:

Ergänzen Sie Ihren Ansagetext zum Beispiel durch:

“Willkommen bei der Hausverwaltung GmbH […] Dieser Anruf wird automatisiert verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Manageable Punkt A I, slash Datenschutz.”

Wir empfehlen Ihnen, auf Ihre eigene Datenschutzerklärung zu verweisen, sobald Sie diese um die AI-Mailbox ergänzt haben.

Schritt 2:

Teilen Sie Ihre Datenschutzerklärung leicht zugänglich z.B. über Ihre Website oder über einen Aushang. Ergänzen Sie die Datenschutzerklärung um die AI-Mailbox. Dafür können Sie gerne unsere Vorlage verwenden.

Viele unserer Kunden informieren außerdem proaktiv über die Nutzung der AI-Mailbox. Das geschieht z.B. per Mitteilung in einer Kundenapp, per E-Mail oder postalisch. Wenn Sie dabei zusätzlich auf die Vorteile, z.B. der schnelleren Bearbeitung von Kundenanliegen eingehen, steigert dies auch die Akzeptanz und räumt Einwände ein.

Hinweis:

Bitte besprechen Sie diese Vorgehensweise mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Diese Hilfestellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Die Hilfestellung in unserem Account-Manual ersetzen in keiner Weise eine juristische Beratung oder werden den individuellen Anforderungen gerecht, die die DSGVO an Verantwortliche für die Datenverarbeitung stellt.

11. Hilfe

Uns ist wichtig, dass wir Ihnen einen schnellen und nachvollziehbaren Support bieten. Wir bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie uns kontaktieren können:

  • Live-Chat: Unter app.managbl.ai können Sie mit uns chatten, damit wir Ihnen in Echtzeit Unterstützung bieten können.
  • E-Mail: An support@managbl.ai können Sie uns gern Ihr Anliegen übermitteln. 
  • Telefon: Unter der +49 (0) 30 837 921 90 können Sie uns jederzeit eine Nachricht mit Ihrem Anliegen hinterlassen. Wir melden uns schnellstmöglich zurück.

Über alle Kanäle wird unser Support-Team sofort über Ihre Kontaktaufnahme informiert und wird sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

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