Set-up Manual
MANAGBL.AI Mailbox
1. Login und erste Schritte
Hier finden Sie alles, was Sie für die Einstellung Ihrer MANAGBL.AI Mailbox brauchen:
https://app.managbl.ai
Um sich anzumelden, tragen Sie den Benutzernamen und Passwort ein.
Nach der Anmeldung befinden Sie sich im Dashboard. Über die Menüleiste am oberen Bildschirmrand können Sie zur Inbox oder zu den Flows wechseln. Über das Symbol oben rechts können Sie zu den Einstellungen wechseln oder sich abmelden.
2. Dashboard
Im Dashboard sehen Sie eine Auswertung des Anrufverhaltens Ihrer Kunden. Über einen Zeitraum von 7 Tagen, 30 Tagen oder 12 Monaten sehen Sie die Anzahl der Anfragen.
Über die Mehrfachauswahl links über der Grafik, können Sie die Mailbox wählen, für die Sie die Statistik ermitteln möchten.
Hinweis – erkannte Anrufer:
Nutzen Sie die Funktion des Datenabgleichs über einen CSV-Import oder per Schnittstelle, können Anrufer identifiziert werden. Die Identifizierung erfolgt entweder, wenn die Telefonnummer bekannt ist, oder wenn die MANAGBL.AI-KI den Anrufer erkennt.
3. Inbox
In der Inbox können Sie die Anrufe über alle Mailboxen einsehen. Sie haben verschiedene Filterfunktionen, damit Sie Anrufe stets wiederfinden.
Mit einem Klick auf „Tonaufnahme laden“ am unteren Rand des Anrufs, kann die Originalaufnahme des Anrufs abgehört werden.
4. Flows
Die Flows bestehen aus zwei Bereichen: Eingänge und Ausgänge. Sie können über die oberen Schaltflächen zwischen den Bereichen wechseln. Zwischen den Mailboxen wechseln Sie über die Schaltflächen auf der linken Seite.
In den Eingängen bestimmen Sie den Ansagetext und alles, was bei einem Anruf auf der jeweiligen Mailbox passieren soll. In den Ausgängen legen Sie fest, wie Sie die Anrufe erhalten möchten.
4.1. Eingänge
Hier legen Sie für die jeweilige Mailbox den Ansagetext fest. Außerdem können Sie bei Bedarf ein Telefonmenü mit Weiterleitungen einrichten.
Den Ansagetext können Sie entweder über eine unserer KI-Stimmen generieren, oder eine eigene Tonaufnahme hochladen. Eine Mailbox kann mehrere Ansagetexte haben – sofern diese zu unterschiedlichen Zeiten ertönen soll.
Ansagetext mit KI-Stimme
Wenn Sie sich für die Ansage durch eine KI-Stimme entscheiden, tragen Sie nun bitte den gewünschten Ansagetext in die Box ein und wählen Sie die Sprache und Stimme aus.
Um die Stimme zu generieren, klicken Sie bitte die Schaltfläche rechts unter der Box. Sie können sie anhören, indem Sie auf das Abspielen-Symbol unten links neben der Box klicken. Bitte speichern Sie Ihre Änderungen.
Hinweise:
- Bei Zeichen wie z.B. „/“ empfiehlt es sich, diese auszuschreiben („slash“).
- Sollen nur Buchstaben vorgelesen werden, muss ein Leerzeichen gesetzt werden.
- Zum Teil müssen Unternehmensnamen durch ein Leerzeichen getrennt werden, um die richtige Aussprache sicherzustellen.
- Setzen Sie ein Komma, um eine Sprechpause zu erzeugen oder setzen Sie bewusst keines, um eine Sprechpause zu vermeiden.
Ansagetext mit Tonaufnahme
Tonaufnahmen können Sie ganz einfach hochladen, indem Sie rechts oben von der Box „Tonaufnahme“ auswählen und Ihre Audiodatei hochladen.
Unser Tipp für professionelle Tonaufnahmen
Für eindrucksvolle Telefonansagen empfehlen wir Ihnen unseren Partner Anrufbeantworter24.com. Dort erhalten Sie individuelle Tonaufnahmen aus dem Tonstudio, von Profis gesprochen.
Hinweise:
- Für den Upload werden die Dateiformate .mp3 und .wav unterstützt.
- Um eine neue Tonaufnahme hochladen zu können, müssen Sie die alte nicht löschen.
Zeitabhängige Ansagen
Mit zeitabhängigen Ansagen können Sie zum Beispiel innerhalb der Telefonzeiten einen anderen Ansagetext nutzen als außerhalb der Telefonzeiten – auf einer Mailbox.
Fügen Sie dafür einfach eine Ansage hinzu über die Schaltfläche „Ansage hinzufügen“.
Die neue Ansage hat anpassbare Zeitfenster. Die neue Ansage ertönt immer dann, wenn ein Anrufer innerhalb dieser Zeitfenster auf der Mailbox landet.
Beispiel im Bild:
Geht ein Anruf am Montag um 10 Uhr auf der AI Mailbox ein, ertönt Ansage 1. Geht ein Anruf am Montag um 20 Uhr ein, ertönt die Standardansage (im Bild nicht sichtbar).
Weiterleitung hinzufügen
Mit dem Button „Weiterleitung hinzufügen“ können Sie eine Weiterleitung hinzufügen, damit Anrufer z.B. in Notfällen direkt mit einem Mitarbeiter verbunden werden können. Hinterlegen Sie eine Rufnummer mit der entsprechenden Ländervorwahl.
Über die Zahl 1-9 legen Sie die Ziffer fest, welche für die Weiterleitung während des Anrufs gedrückt werden muss. Es können mehrere Zahlen und Rufnummern hinterlegt werden.
Hinweise:
- Bitte fügen Sie auch immer im Ansagetext die Ziffern hinzu. Beachten Sie hierzu unsere Ansage Beispiele
- Neben der Ziffer für die Weiterleitung muss nun auch die 0 gedrückt werden für das Hinterlassen einer Nachricht.
5. Ausgänge
Hier legen Sie fest, wie Sie die Gesprächsnotizen erhalten möchten.
Bitte tragen Sie für jede Mailbox eine E-Mail-Adresse ein, an die wir die Anrufinhalte weiterleiten dürfen.
Wenn Sie einen Integrationspartner verbinden möchten, wählen Sie diesen bitte als Integrationskanal aus und teilen Sie uns die API-Zugangsdaten an support@managbl.ai mit.
Wir empfehlen Ihnen auch dann eine E-Mail-Adresse einzutragen, wenn Sie die AI Mailbox per API mit einem Integrationspartner verbunden haben. In erster Linie wird die AI Mailbox Ihre Anrufinhalte an den Integrationspartner übergeben und nur E-Mails versenden, wenn dies nicht möglich ist. Es werden keine Nachrichten doppelt verschickt.
Treffen Sie nun Ihre gewünschten Versandeinstellungen:
Ist „Anrufversuche versenden“ aktiviert, wird Ihnen auch eine Notiz geschickt, wenn ein Anrufer keine Nachricht hinterlässt.
Ist „Anrufaufnahme versenden“ aktiviert, werden beim Versand der Gesprächsnotizen zusätzlich die Originalaufnahmen als MP3 verschickt.
5.1. Ablageort casavi
Nutzen Sie casavi, können Sie in einem ersten Schritt
zunächst nur ihre Eingangs-E-Mail Adresse von casavi als Standard Ablageort
einfügen, die Sie in der casavi Plattform im Bereich:
- „Smart Tasks > Eingang > Eingangs-E-Mail Adresse kopieren“ finden.
Administration > ALLGEMEIN > API-Zugangsdaten
Befindet sich noch kein Token in Ihren API-Zugangsdaten, müssen Sie diese bei casavi anfragen.
7.2. Ablageort facilioo
Einstellungen > facilioo > Open API Zugangsdaten > API Schlüssel
7.3. Ablageort idwell
Wenn Sie die AI.Mailbox mit idwell verbinden möchten, benötigen wir einen API-Schlüssel, den Sie direkt von idwell erhalten. Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Ansprechpartner bei idwell.
Sobald Sie uns den API-Schlüssel übermittelt haben, richten wir die Schnittstelle innerhalb eines Tages ein. Fortan werden Anrufe als Ticket in idwell angelegt, sofern der Anrufer identifiziert werden konnte.
Für Anrufe, die keiner Person zugeordnet werden konnten, hinterlegen Sie im MANAGBL.AI Account bitte eine E-Mail-Adresse für die entsprechende Rufnummer.
7.4. Ablageort fluks
Um die AI-Mailbox mit fluks zu verbinden, trete Sie bitte in Kontakt mit Ihrem Ansprechpartner bei MANAGBL.AI oder unter support@managbl.ai. Wir lassen den MANAGBL.AI Konnektor gerne für Sie einrichten.
Sobald dieser eingerichtet ist, können Sie einen Arbeitsablauf in fluks einrichten, um Anrufe am richtigen Ort, z.B. im Domus-CRM abzulegen. Nutzen Sie dafür gerne die Vorlagen, die fluks dafür bereitstellt.
Wenn Sie mithilfe von fluks E-Mails versenden möchten, können Sie diese Vorlagen für den E-Mailversand in Ihre Arbeitsabläufe integrieren:
MANAGBL.AI Anruf (Anrufer nicht erkannt)
MANAGBL.AI Anruf (Anrufer erkannt)
Dafür kopieren Sie einfach den HTML-Text hinter dem Link und fügen ihn in eine neue E-Mail Vorlage in fluks ein.
7.4. Ablageort etg24
Um die AI-Mailbox mit etg24 zu verbinden, aktivieren Sie bitte die Verbindung in etg24 unter „Add-Ons und Integrationen“. Wenn Sie die Verbindung zu MANAGBL.AI aktivieren, wird Ihnen ein API-Schlüssel angezeigt. Übermitteln Sie uns diesen bitte an support@managbl.ai, damit wir die Einrichtung für Sie abschließen können.
8. Datenabgleich
Bitte beachten Sie, dass wir beim Datenabgleich zunächst die Rufnummer abgleichen und danach den Namen und die Straße mit Hausnummer. Für Testanrufe rufen Sie deswegen bitte mit einer Nummer an, die nicht in der Datenbank hinterlegt ist.
9. Kategorisierung
Um bereits im Betreff Ihrer E-Mail oder im Ticket den Anrufgrund zu erkennen oder diese/s an bestimmte E-Mail Adressen weiterzuleiten, können Sie Kategorien über Schlagwörter festlegen. Dafür klicken Sie einfach „weitere Kategorie hinzufügen“ und legen die Bezeichnung fest. Daraufhin können Sie beliebig viele Schlagwörter sowie eine neue E-Mail Adresse festlegen, wenn diese vom Standard Ablageort abweichen soll.
Hinweis:
- Basierend auf unseren Erfahrungen haben wir für Sie bereits einige Kategorien mit Schlagwörtern gesetzt. Diese können Sie natürlich ändern und ergänzen.
- Achten Sie darauf, dass Sie nur Schlagwörter verwenden, die nicht in anderen Kategorien auch vorkommen.
- Plurale, deklinierte Nomen und konjugierte Verben werden dabei von unserem System in die Ursprungsform umgewandelt (z. B. „gewohnt“ → „wohnen“).
10. Einbinden in Ihre Telefonanlage
10.1. Weiterleitung über Telefontastenkombination
Telefontastenkombinationen helfen Ihnen entweder bei einer dauerhaften oder auch nur bei einer bedingten Rufweiterleitung.
Codes zur Einrichtung der dauerhaften Weiterleitung:
- Rufumleitung einrichten: **21*Zielrufnummer#
- Rufumleitung löschen: ##21#
- Rufumleitung deaktivieren: #21#
- Rufumleitung re(-aktivieren): *21#
- Statusanzeige: *#21#
Zielrufnummer mit Ländervorwahl angeben
Codes zur Einrichtung der bedingten Weiterleitung
- Umleitung nach gewisser Zeitspanne: **61*Rufnummer**Zeit# (Zeit in Sekunden)
- Löschen: ##61#
- Deaktivieren: #61#
- re(-aktivieren): *61#
- Umleitung bei Nichterreichbarkeit: **62*Rufnummer#
- Löschen: ##62#
- Deaktivieren: #62#
- re(-aktivieren): *62#
- Umleitung bei besetzt: **67*Rufnummer#
- Löschen: ##67#
- Deaktivieren: #67#
- re(-aktivieren): *67#
- Alle bedingten Umleitungen gleichzeitig steuern: **004*Rufnummer**Zeit# (Zeit in Sekunden)
- Löschen: ##004#
- Deaktivieren: #004#
- re(-aktivieren): *004#
10.2. Weiterleitung über die Telefoneinstellungen
Die Weiterleitung des Anrufers zu unserem Assistenten lässt sich ganz simpel direkt in den Einstellungen Ihres Telefons einschalten.
Um die Weiterleitung direkt in den Telefoneinstellungen zu aktivieren und in späteren Fällen eventuell auch wieder abzuschalten, müssen Sie die folgenden Schritte je nach Gerätetyp befolgen.
FRITZ!Fon
(Einrichtung über FRITZ!Box siehe Artikel Weiterleitung FRITZ!Box)
- Menü-Taste drücken
- Komfortdienste > OK > Rufumleitung > OK drücken
- Rufumleitung auswählen
- Anzeigen-Taste „Ein“ oder „Aus“ drücken
- Auflegen-Taste wählen
iOS
- Einstellungen öffnen
- Telefon auswählen
- Rufweiterleitung wählen und anschalten
- Weiterleiten an: „Rufnummer“
Android
- Telefon-App öffnen
- Einstellungen oben rechts öffnen
- Rufumleitung wählen und gewünschte Option auswählen
- Rufnummer angeben
- mit Aktivieren bestätigen
10.3. Weiterleitung am Router: FRITZ!Box
Wenn Sie eine FRITZ!Box nutzen, besteht die Möglichkeit, die Rufweiterleitung auch über diese einzustellen.
Um die Weiterleitung einrichten zu können, müssen Sie sich in Ihr Kundenprofil über einen Browser einloggen: http://fritz.box
Anschließend befolgen Sie bitte diese Schritte (die Namen der Punkte können je nach Modell variieren):
- Telefonie in der Navigation links wählen
- Rufbehandlung > Rufweiterleitung auswählen
- auf „neue Rufumleitung“ klicken
- Anrufe an eine Rufnummer / ein Telefon auswählen und die Nummer, auf welcher Ihre Kunden anrufen, eingeben
- die Zielrufnummer eingeben (Nummer des MANAGBL AI-Assistenten)
- als Abgangsnummer automatisch hinterlegen
- Art der Rufumleitung auswählen, je nach Ihrem Gebrauch des Assistenten
Bei Bedarf gibt es außerdem die Option, eine Zeitschaltung zu aktivieren:
- Telefonie in der Navigation links wählen
- Rufbehandlung > Rufweiterleitung auswählen
- „Rufumleitung zeitgesteuert an- und ausschalten“ anklicken
- gewünschte Zeiten für die Rufumleitung in der Wochenübersicht auswählen
10.4. Weiterleitung beim Telefonprovider: Telekom
Die Rufumleitung über den Telefonprovider Telekom können Sie einfach im persönlichen Kundenservice einstellen.
Bevor Sie die Weiterleitung hinterlegen können, müssen Sie sich vorerst im Kundenservice unter https://kundencenter.telekom.de anmelden. Anschließend müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:
- auf „Anschluss verwalten“ klicken
- Meine Rufnummer > „Telefonie Einstellungen ändern“ wählen
- Anrufweiterleitung > „Bearbeiten“
- bei „Von Rufnummer“ die entsprechende Nummer auswählen
- Weiterleitung einrichten
- „immer weiterleiten auf …“ (dauerhafte Weiterleitung)
- „Weiterleiten bei …“ (bedingte Weiterleitung)
- VNR als Rufnummer angeben
- zum Speichern auf „Weiter“ klicken
10.5. Weiterleitung an der Telefonanlage: Placetel
Die Weiterleitung zu Ihrem Assistenten erfolgt bei Placetel direkt über die Einstellungen.
Sie können die Rufweiterleitung bei Ihrer Placetel-Telefonanlage ganz simpel durch die folgenden Schritte einrichten:
- loggen Sie sich in Ihr Placetel-Kundenkonto ein
- auf Administration klicken
- Navigation links: Routingpläne > Weiterleitung auswählen
- auf Externe Nummer hinzufügen klicken und VNR eintragen
Falls Sie den Assistenten nur zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen nutzen wollen, können Sie auch hier einen Zeitplan bestimmen:
- Navigation links: Routingpläne > Routingplan
- die eingerichtete Weiterleitung auswählen
- auf Zeitsteuerung klicken
- Zeitsteuerung aktivieren zum Angeben von Uhrzeiten und Wochentagen
- Fortgeschrittene Einstellungen aktivieren zum Festlegen von einem bestimmten Datum und minutengenauen Angaben
10.6. Weiterleitung an der Telefonanlage: Fonial
Haben Sie eine Telefonanlage von Fonial? Hier finden Sie die Anleitung für die Rufumleitung zu Ihrem Assistenten.
Um mit der Einrichtung der Weiterleitung anzufangen, muss zuerst die VNR (Nummer des Assistenten) als Weiterleitungsziel angelegt werden:
- linke Navigation: Telefonanlage > Ziele
- Ziel anlegen wählen
- bei Typ des Weiterleitungsziels Weiterleitung (Mobilfunk- oder Festnetzrufnummer) wählen
- Namen festlegen (z.B. Telefonassistent)
- Weiterleitung auf Mobilfunknummer auswählen
- VNR angeben
- Anrufernummer anzeigen auswählen
- Speichern
Die Weiterleitung zu Ihrem Assistenten können Sie nun wie folgt über Ihre Fonial Telefonanlage einstellen:
- Rufnummernübersicht: Stift-Symbol neben der entsprechenden Rufnummer wählen
- Verwendungstyp der Rufnummer: „Sprache“
- auf „neue Weiterleitung anlegen“ klicken
- Weiterleitungstyp auswählen
- Weiterleitung ohne Regel (gilt jederzeit)
- Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag (gilt nur an festgelegten Wochentagen und Uhrzeiten)
- Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum (gilt nur an festgelegten Daten und Uhrzeiten)
- Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Zeitraum (gilt nur innerhalb festgelegtem Zeitraum)
- Anruffilter aktivieren
- Filter für Anrufe von bestimmten Einzelrufnummern, Orts- und / oder Ländervorwahlen für VNR auswählen
- Weiterleitungsziel festlegen > VNR auswählen
- Speichern
10.7. Weiterleitung an der Telefonanlage: Starface
In Starface können Sie eine Rufumleitung einstellen, damit Anrufer automatisch an Ihren MANAGBL AI-Assistenten weitergeleitet werden.
Dabei gehen Sie wie folgt vor:
- obere Navigation: Umleitungen
- Weiterleitungstyp auswählen:
- Immer (gilt jederzeit)
- Besetzt (gilt, wenn der Angerufene bereits telefoniert & die Anklopf-Funktion deaktiviert ist)
- Zeitüberschreitung (z. B. wenn ein Anruf nach 15 sek. nicht angenommen wurde)
- Angerufene Nummer auswählen
- „Zielnummer“ auswählen
- In der Zielnummer tragen Sie die Nummer des MANAGBL Assistenten ein
10.8. Weiterleitung an der Telefonanlage: 3CX
In 3CX können Sie anhand des Status eines Angerufenen eine Rufumleitung einstellen, damit Anrufende im richtigen Moment an den Assistenten von MANAGBL weitergeleitet werden.
Dabei gehen Sie wie folgt vor:
- linke Navigation: Einstellungen → Rufweiterleitungen
- Passen Sie für jeden Status die entsprechende Weiterleitung wie folgt an:
- z. B. nach Zeitüberschreitung, externe Weiterleitung an externe Rufnummer (hier die Nummer Ihrer AI Mailbox angeben)
- z. B. wenn besetzt oder nicht angemeldet, externe Weiterleitung an externe Rufnummer (hier wieder die Nummer Ihrer AI Mailbox)
- Zeitüberschreitung (z. B. wenn ein Anruf nach 15 sek. nicht angenommen wurde)
- Angerufene Nummer auswählen
- „Zielnummer“ auswählen
- In der Zielnummer tragen Sie die Nummer des MANAGBL Assistenten ein
10.9. Weiterleitung an der Telefonanlage: NFON
In der NFON Telefonanlage können Sie Rufweiterleitungen über Rufumleitungsprofile festlegen. Hier legen Sie fest, wann an die AI Mailbox weitergeleitet werden soll.
Dabei gehen Sie wie folgt vor:
- linke Navigation: Einstellungen → Rufumleitung
- Wählen Sie das Profil „Standard“ (Wie Sie ein neues Profil anlegen, können Sie hier nachlesen)
- Wählen Sie eine Rufumleitungskondition:
- Immer (gilt jederzeit)
- Besetzt (gilt, wenn der Angerufene bereits telefoniert)
- Keine Antwort (gilt, wenn der Anruf nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums beantwortet wird)
- Tragen Sie in das Feld „Ziel“ die Rufnummer Ihrer AI Mailbox ein.
11. Informationspflichten im Sinne der DSGVO
Die AI-Mailbox verarbeitet personenbezogene Daten, wie Name und Adresse eines Anrufers. So können wir Ihnen die Anrufinhalte Ihrer Eigentümer und Mieter per E-Mail oder in Ihrem Ticketsystem zusenden.
Jede Person, dessen Daten durch einen Verantwortlichen verarbeitet werden, haben nach Art 13 Abs. 1 und Art. 14 Abs. 1 der DSGVO das Recht darauf, darüber informiert zu werden. Denn nur dann kann sie Ihre Datenschutzrechte auch ausüben.
Das bedeutet für den Einsatz der Mailbox: Jeder Anrufer soll vor der ersten Datenverarbeitung die Möglichkeit haben zu verstehen, was mit den Daten passiert. Dabei gilt es folgende Fragen transparent zu beantworten:
- Warum werden meine Daten gespeichert?
- Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
- Wer ist der Datenschutzbeauftragte, und wie kann ich diesen bei Fragen erreichen?
- Werden meine Daten in andere Länder übermittelt?
- Wie lange werden meine Daten gespeichert?
- Wer kann meine Daten einsehen?
- Welche Rechte habe ich?
Wie setze ich das um?
Eine gestufte Information ist laut der europäischen Datenschutzbehörde zulässig. Es reicht aus, im ersten Schritt über den Zweck und den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung zu informieren. Im zweiten Schritt müssen alle oben genannten Fragen geklärt werden.
Schritt 1:
Informieren Sie Ihre Anrufer über die automatische Anrufverarbeitung in Ihrem Ansagetext und teilen Sie mit, wer verantwortlich für die Datenverarbeitung ist (Ihre Hausverwaltung), sowie wo Betroffene weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden. Dadurch werden Anrufer zunächst ausreichend aufgeklärt und können selbst entscheiden, ob Sie die Mailbox nutzen möchten. Hier finden Sie einen Beispiel-Hinweis, den Sie um Ihre eigenen Anforderungen erweitern können:
Tipp:
Ergänzen Sie Ihren Ansagetext zum Beispiel durch:
„Willkommen bei der Hausverwaltung GmbH […] Dieser Anruf wird automatisiert verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Manageable Punkt A I, slash Datenschutz.“
Wir empfehlen Ihnen, auf Ihre eigene Datenschutzerklärung zu verweisen, sobald Sie diese um die AI-Mailbox ergänzt haben.
Schritt 2:
Teilen Sie Ihre Datenschutzerklärung leicht zugänglich z.B. über Ihre Website oder über einen Aushang. Ergänzen Sie die Datenschutzerklärung um die AI-Mailbox. Dafür können Sie gerne unsere Vorlage verwenden.
Viele unserer Kunden informieren außerdem proaktiv über die Nutzung der AI-Mailbox. Das geschieht z.B. per Mitteilung in einer Kundenapp, per E-Mail oder postalisch. Wenn Sie dabei zusätzlich auf die Vorteile, z.B. der schnelleren Bearbeitung von Kundenanliegen eingehen, steigert dies auch die Akzeptanz und räumt Einwände ein.
Hinweis:
Bitte besprechen Sie diese Vorgehensweise mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Diese Hilfestellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Die Hilfestellung in unserem Account-Manual ersetzen in keiner Weise eine juristische Beratung oder werden den individuellen Anforderungen gerecht, die die DSGVO an Verantwortliche für die Datenverarbeitung stellt.
12. Häufig gestellte Fragen
Das kann zwei Ursachen haben.
1. Ihre Telefonie läuft über die Telekom und dort ist das Merkmal „Clip no Screening“ nicht aktiviert. Das muss durch die Telekom einmalig freigeschaltet werden.
2. In Ihrer Telefonanlage könnte es auch eine Einstellungssache sein, dass bei einer Rufweiterleitung die Rufnummer des tatsächlichen Anrufers übermittelt wird, nicht die des weiterleitenden Telefons.
In manchen Telefonanlagen ist ein Time-Out Wert hinterlegt, der dafür sorgt, dass nach einer bestimmten Zeit an Stille auf einer Seite das Gespräch beendet wird. Wenn dieser Time-Out Wert deaktiviert oder angepasst wird, können Anrufer Nachrichten mit einer Länge von bis zu 180 Sekunden hinterlassen. Außerdem legt die AI-Mailbox nach 10 Sekunden Stille von allein auf.
Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie eine Weiterleitung im MANAGBL Account hinterlegt haben. Wenn eine Weiterleitung aktiv ist, muss für die Aufnahme einer Nachricht die „null“ gedrückt werden. Darauf sollten Sie auch in der Ansage hinweisen. (Siehe 5. Einrichtung einer Weiterleitung in der Ansage)
Bei älteren Telefonanlagen kann es sein, dass ein in MANAGBL eingerichtetes Telefonmenü nicht bedient werden kann. Das liegt daran, dass früher ein anderes Protokoll für die Auswahl der Ziffer übermittelt wurde. Um das zu überprüfen, rufen Sie bitte einmal direkt bei Ihrer AI-Mailbox an, und versuchen Sie das Telefonmenü zu bedienen.
Wenn Sie das Telefonmenü nun bedienen konnten, haben Sie das Problem gefunden. Zur Lösung empfehlen wir eine Überprüfung, ob ein Telefonmenü auch direkt in Ihrer Telefonanlage eingerichtet werden kann, oder ein Anrufkonzept ohne Telefonmenü.
Wenn ein Anruf direkt beendet wird, nachdem die Ziffer zur Rufumleitung betätigt wird, ist das ein Zeichen für eine besetzte Leitung. Überprüfen Sie Folgendes:
- Haben Sie ausreichend freie Leitungen, um diese Umleitungen durchzuführen? Sie benötigen mindestens 2 freie Leitungen. Die Anzahl an freien Leitungen entspricht nicht immer der Anzahl an Telefonnummern, die Sie zur Verfügung haben.
- Leiten Sie in Ihrem Telefonmenü auf eine andere Telefonnummer um, als die, auf der ursprünglich angerufen wurde? Wenn nicht, benötigen Sie für diese Option eine zusätzliche, freie Telefonnummer.
13. Hilfe
Uns ist wichtig, dass wir Ihnen einen schnellen und nachvollziehbaren Support bieten. Wir bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie uns kontaktieren können:
- Live-Chat: Unter app.managbl.ai können Sie mit uns chatten, damit wir Ihnen in Echtzeit Unterstützung bieten können.
- E-Mail: An support@managbl.ai können Sie uns gern Ihr Anliegen übermitteln.
- Telefon: Unter der +49 (0) 30 837 921 90 können Sie uns jederzeit eine Nachricht mit Ihrem Anliegen hinterlassen. Wir melden uns schnellstmöglich zurück.
