Erreichbarkeit als Wettbewerbsvorteil
Wie Hausverwaltungen ihre Kundenbindung stärken können
Inhaltsverzeichnis
In der heutigen, schnelllebigen Welt ist Erreichbarkeit für Hausverwaltungen mehr als ein netter Service – sie ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Kunden, seien es Mieter oder Eigentümer, erwarten eine zeitnahe Reaktion auf ihre Anfragen. Gleichzeitig stehen die Hausverwaltungen vor der Herausforderung, ihre ohnehin begrenzten Ressourcen optimal zu nutzen, ohne dabei die Qualität des Services zu beeinträchtigen.
Die Herausforderung der kontinuierlichen Erreichbarkeit
Die klassische Vorstellung von Kundenservice im Bereich der Hausverwaltung bedeutet oft, jederzeit telefonisch erreichbar zu sein. Doch dieses Modell kann ins Gegenteil umschlagen: Ständige Unterbrechungen der Arbeit durch Anrufe führen dazu, dass Anliegen häufig nicht direkt gelöst werden, sondern aufgeschoben werden müssen. Dana Siegel, Geschäftsführerin der Hausverwaltung Bels GmbH & Co. KG, schildert es so: „Unsere Telefonzeiten gingen früher von 8 bis 16 Uhr. Das bedeutete, jeder Anruf unterbrach unsere Arbeit.“
Die Folgen
Die ständige Erreichbarkeit wird zwar durch die Kunden geschätzt, die Mitarbeitenden hingegen sind durch permanente telefonische Anfragen stark belastet. Diese Stresssituation führt oft zu einem Rückstau an Bearbeitungen, was letztendlich zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten führt.
Der Schlüssel zur Lösung: Automatisierung und KI
Die Antwort auf die Herausforderungen der Erreichbarkeit könnte in der Umsetzung innovativer Technologien liegen. Der Einsatz von KI, wie etwa einem intelligenten Anrufsystem, kann die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und gleichzeitig die Erreichbarkeit verbessern.
Durch den Einsatz von MANAGBL.AI, kann die telefonischen Erreichbarkeit erhöht werden, während die Arbeitslast reduziert wird. Durch den Einsatz der KI-gestützten Anrufannahme werden eingehende Anrufe automatisiert entgegen genommen, transkribiert, kategorisiert und direkt in die verwendete Verwaltungssoftware integriert bzw. per E-Mail verschickt.
Vorteile der KI-gestützten Erreichbarkeit:
Statt den ganzen Tag am Telefon gebunden zu sein, können Mitarbeitende ihre Zeit für qualifizierte Sachbearbeitungen nutzen.
Schnellere Bearbeitung:
Automatische Erstellung von Tickets verbessert die Kommunikation mit Dienstleistern und führt zu rascherer Problemlösung.
Transparenz für Kunden:
Mietende erhalten sofortige Rückmeldungen und Einsicht in den Bearbeitungsstatus ihrer Anliegen, sind also immer auf dem Laufenden.
Weniger Telefonstress:
Die Telefonsprechzeiten werden auf ein Minimum reduziert, und gleichzeitig bleiben die Anliegen der Kunden nicht unbearbeitet.
Ein Beispiel aus der Praxis
Dana Siegel (Geschäftsführerin, Hausverwaltung Bels GmbH & Co. KG) beschreibt die Umstellung so: „Wir haben die Erreichbarkeit auf zwei Mitarbeitende begrenzt. Danach übernimmt MANAGBL.AI. Wer ein Anliegen hat, hinterlässt eine Nachricht oder schreibt eine E-Mail.“ Diese klare Kommunikation der neuen Struktur hat dazu geführt, dass die Kunden die Gründe für diese Veränderung nachvollziehen konnten und die Umstellung ohne größere Schwierigkeiten akzeptiert wurde. Zur gesamten Case Study: Hier klickenDie Zukunft der Hausverwaltung: Erreichbarkeit als Wettbewerbsvorteil
Die digitale Transformation ist in vollem Gange. Hausverwaltungen, die auf moderne Technologien und Automatisierung setzen, stellen fest, dass sie nicht nur weniger Stress bei den Mitarbeitenden erzeugen, sondern auch einen besseren Service bieten können. Es ist ein klassisches Win-Win-Szenario: Die Mitarbeitenden können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die Kunden weiterhin eine hervorragende Erreichbarkeit und schnelle Reaktionen auf ihre Anliegen erfahren.
Die Hausverwaltung Bels hat durch den Einsatz von MANAGBL.AI und die Integration in ihre bestehende Software iDWELL ihre Prozesse optimiert. Dieses Vorgehen zeigt anderen Hausverwaltungen, dass es möglich ist, mit einfach umsetzbaren Lösungen die Erreichbarkeit zu verbessern, ohne Kompromisse bei der Servicequalität einzugehen.
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Die Kernpunkte auf einem Blick
Erreichbarkeit ist entscheidend, da Kunden – seien es Mieter oder Eigentümer – schnelle Reaktionen auf ihre Anfragen erwarten. Eine hohe Erreichbarkeit stärkt die Kundenbindung und sorgt für Zufriedenheit.
Die ständige telefonische Erreichbarkeit kann zu häufigen Unterbrechungen der Arbeit führen, wodurch Mitarbeitende ihre Aufgaben nicht effizient erledigen können. Anliegen werden oft aufgeschoben, was Unzufriedenheit auf beiden Seiten erzeugt.
Durch den Einsatz von KI-gesteuerten Systemen, wie MANAGBL.AI, können Anrufe automatisiert entgegengenommen und Anliegen direkt erfasst werden. Dies reduziert die Telefonzeiten und erlaubt es Mitarbeitenden, sich auf qualifizierte Sachbearbeitungen zu konzentrieren.
- Entlastung der Mitarbeitenden: Reduzierung der telefonischen Anfragen ermöglicht eine fokussierte Arbeitsweise.
- Schnellere Bearbeitung: Automatische Erstellung von Tickets verbessert die Kommunikation und Problemlösung.
- Transparenz für Kunden: Sofortige Rückmeldungen und Einsicht in den Bearbeitungsstatus der Anliegen.
- Weniger Telefonstress: Minimale Erreichbarkeit ohne negative Auswirkungen auf die Servicequalität.
Ja, die Hausverwaltung Bels hat erfolgreich ihre telefonischen Erreichbarkeiten reduziert und nutzt MANAGBL.AI zur automatisierten Anrufbearbeitung. Dadurch konnte sie ihre Prozesse optimieren und die Zufriedenheit der Kunden steigern. Hier geht es zur Case Study: Klick!
Hausverwaltungen sollten bereit sein, in digitale Lösungen zu investieren und moderne Technologien in ihre bestehenden Abläufe zu integrieren. Eine klare Kommunikation der Vorteile an die Mitarbeitenden und Kunden ist ebenfalls wichtig.
Ja, die Lösung von MANAGBL.AI ist so konzipiert, dass sie einfach integriert werden kann. – sowohl mit Hauzsverwaltungssoftware als auch ohne. Die Integration in bestehende Systeme ist schnell und unkompliziert, bedarf kaum technischen Voraussetzungen und auch keine Schulungen.
