3 akute Herausforderungen von Hausverwaltungen
So geht's: Neue Wege gehen und Probleme lösen
Inhaltsverzeichnis
Die effiziente Verwaltung von Wohnimmobilien stellt Hausverwaltungen, Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilienverwaltungen vor vielfältige Herausforderungen. Insbesondere die Kommunikation mit Mietenden, Eigentümern und Dienstleistern kann zu Engpässen und zeitintensiven Prozessen führen.
Doch die immer weiter voranschreitenden Digitalisierung bietet innovative Lösungen und neue Wege, um diesen Schwierigkeiten zu begegnen und die Effizienz in der Hausverwaltung zu steigern.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die typischen Herausforderungen, mit denen Hausverwaltungen konfrontiert sind. Wir präsentieren Ihnen zusätzlich innovative Lösungen, wie Ihre Verwaltung fit für die Anforderungen der Zukunft wird.
Herausforderungen von Hausverwaltungen
Die Arbeit einer Hausverwaltung ist von vielfältigen Herausforderungen geprägt, die sich häufig in einem komplexen Geflecht aus mangelnden Ressourcen, einem hohen Arbeitsaufwand, steigenden Kosten, neuen Regularien und den hohen Ansprüchen der Kunden im Kundenservice manifestieren. Diese Hürden gilt es zu bewältigen, um einen reibungslosen Betrieb und die Zufriedenheit der Kunden auch zukünftig gewährleisten zu können.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die typischen Herausforderungen, mit denen Hausverwaltungen konfrontiert sind. Wir präsentieren Ihnen zusätzlich innovative Lösungen, wie Ihre Verwaltung fit für die Anforderungen der Zukunft wird..
1. Personalmangel bei erhöhtem Arbeitsaufwand
Eine der größten Herausforderungen der letzten Jahre ist in vielen Branchen der Personalmangel. Denn auch vor der Immobilienverwaltung macht dieser keinen Halt. 55% der Unternehmen der Immobilienwirtschaft und Wohnungswirtschaft beklagen den Fachkräftemangel sogar als Investitionshemmnis.
Die steigende Komplexität der Aufgaben und die zunehmenden Anforderungen seitens der Kunden erfordern ein gut ausgebildetes und engagiertes Team. Doch oft stehen Hausverwaltungen vor dem Problem, nicht genügend qualifizierte Mitarbeitende zu finden. Dies führt nicht nur zu einer Überlastung und Unzufriedenheit bei vorhandenen Mitarbeitenden, sondern kann auch die Qualität der Verwaltungsleistungen beeinträchtigen.
Der hohe Arbeitsaufwand in der Hausverwaltung resultiert nicht zuletzt aus einem hohen Anrufaufkommen. Mietende, Eigentümer und Dienstleister nehmen regelmäßig Kontakt auf, um Anliegen zu klären, Probleme zu melden oder Informationen einzuholen. Das manuelle Bearbeiten dieser Anrufe erfordert Zeit und Ressourcen, die oft an anderer Stelle fehlen. Zudem kann ein unkontrolliertes Anrufaufkommen zu Engpässen führen und die Erreichbarkeit der Verwaltung beeinträchtigen. Eingeschränkte Erreichbarkeit führt dann wiederum zu Unzufriedenheit auf Kundenseite.
2. Neue Gesetze und Regularien
Die steigenden Kosten in der Hausverwaltung stellen eine weitere Herausforderung dar. Neben den allgemeinen Inflationstendenzen und den Kostensteigerungen im Bereich von Material und Dienstleistungen kommen auch neue Regularien hinzu, die von der Regierung festgelegt werden. Insbesondere die energetischen Vorgaben wie das Heizungsgesetz fordern nicht nur Investitionen in die Modernisierung von Gebäuden, um den steigenden Anforderungen an Energieeffizienz gerecht zu werden, sondern binden auch Personalressourcen.
Diese zusätzlichen Kosten und Aufwände belasten die Budgets der Hausverwaltungen, erfordern eine sorgfältige Planung und Aufgabenverteilung unter Mitarbeitenden.
3. Höhere Anspruchshaltung im Kundenservice
Nicht zuletzt stellt der hohe Anspruch von Kunden im Kundenservice eine große Aufgabe dar. Mietende, Eigentümer und Dienstleister erwarten eine schnelle und kompetente Bearbeitung ihrer Anliegen. Dabei fordern sie stets eine freundliche und professionelle Kommunikation. Dies erfordert nicht nur gut geschulte und motivierte Mitarbeitende, sondern auch effiziente Prozesse und Systeme, um den hohen Standards gerecht zu werden.
Jedoch sind diese Anforderungen der Kundinnen und Kunden kaum einzuhalten, vor allem auch aufgrund von hohem Anrufaufkommen.
50% der Kontaktaufnahmen mit Hausverwaltungen geschehen über das Telefon.
So erhalten Hausverwaltungen mit 1.000 Wohneinheiten jeden Monat durchschnittlich 300 Anrufe. Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 5 Minuten pro Anruf entspricht dies mehr als 3 vollen Arbeitstagen.
Insgesamt zeigen diese Herausforderungen, dass die Hausverwaltungen vor vielfältigen und anspruchsvollen Aufgaben stehen. Eine effiziente Bewältigung erfordert nicht nur ein gutes Management, sondern auch den Einsatz innovativer Lösungen, um Prozesse zu optimieren und Ressourcen effektiv einzusetzen.
Lösungen durch KI-gestützte Anrufannahme
Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Anrufannahme bietet Hausverwaltungen eine effektive Lösung für die Bewältigung dieser Kommunikationslast. Durch den Einsatz können verschiedene Aspekte der Anrufannahme optimiert werden, was zu einer verbesserten Effizienz und Kundenzufriedenheit führt.
Die KI-gestützte Anrufannahme funktioniert durch eine intelligente Software, die Anrufe automatisch entgegennimmt und verarbeitet. Durch Spracherkennung und Sprachverarbeitung kann die AI Mailbox Anliegen identifizieren und basierend auf vordefinierten Kriterien entsprechend handeln. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Erfassung von Anrufen ohne manuelles Eingreifen durch Mitarbeitende.
Die Vorteile dieser automatisierten Anrufannahme sind vielfältig. Sie reduziert die Arbeitslast für Mitarbeitende erheblich. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Bearbeitung komplexerer Anfragen und die Erledigung anderer Aufgaben. Darüber hinaus führt die schnelle und effiziente Bearbeitung von Anrufen zu einer verbesserten Servicequalität und erhöht auf lange Sicht die Zufriedenheit der Anrufenden.
Ein weiterer entscheidender Vorteil der KI-gestützten Anrufannahme ist die Möglichkeit der 24/7-Erreichbarkeit. Durch den Einsatz dieser Technologie können Anrufe auch außerhalb der regulären Sprechzeiten entgegengenommen und bearbeitet werden. Dies ist besonders wichtig, um die Erwartungen der Anrufenden zu erfüllen und eine kontinuierliche Verfügbarkeit sicherzustellen.
Innovative Technologien bieten Hilfestellung bei komplexen Herausforderungen
Die effiziente Verwaltung von Wohnimmobilien stellt Hausverwaltungen, Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilienverwaltungen vor vielfältige Herausforderungen. Insbesondere die Kommunikation mit Mietenden, Eigentümern und Dienstleistern kann zu Engpässen und zeitintensiven Prozessen führen.
Insgesamt zeigen diese Schwierigkeiten, dass die Hausverwaltungen vor vielfältigen und anspruchsvollen Aufgaben stehen. Eine effiziente Bewältigung erfordert nicht nur ein gutes Management, sondern auch den Einsatz innovativer Lösungen, um Prozesse zu optimieren und Ressourcen effektiv einzusetzen.