So gelingt Ihr Start mit der AI Mailbox
Einblicke in die Best Practices unserer Kunden
Inhalt:
Aller Anfang ist schwer. Das gilt auch für die Implementierung unserer AI Mailbox.
Halt! Die Integration unserer Software in Ihre bestehenden Systeme ist damit nicht gemeint. Diese ist einfach, schnell und unkompliziert. Die Sorgen unserer Interessenten beziehen sich darauf, wie unsere AI Mailbox von ihren Mitarbeitern, Mietern und Eigentümern angenommen wird.
Viele unserer Kunden haben ihren Kundenservice dank unserer Software bereits optimieren und ihre Mitarbeiter entlasten können. Nach über hundert Implementierungen unserer AI Mailbox, haben sich mittlerweile bestimmte Best Practices herauskristallisiert. Diese Erfahrungen und Vorgehensweisen möchten wir in diesem Blogartikel mit Ihnen teilen und Ihnen damit die Sorgen vor der Umstellung nehmen.
Integration der AI Mailbox in bestehende Systeme
Wie bereits erwähnt, ist die Integration unseres Produkts in Ihre bestehenden Systeme problemlos und schnell möglich. Vor allem, wenn Sie ein Kundenportal einer unserer zahlreichen Integrationspartner nutzen. Hier werden mittels einer Schnittstelle alle benötigten Daten automatisch zu unserer Software übertragen. Bei eingehenden Anrufen werden die Daten des Anrufenden (z.B. die Telefonnummer oder die Adresse) mit Ihrer Kundendatenbank abgeglichen und der Anruf dem passenden Datensatz zugeordnet. Anschließend wird automatisiert ein Vorgang in Ihrem System erstellt und der Auftrag kann den passenden Mitarbeiter direkt zugeordnet werden.
Nutzen Sie kein Kundenportal, dann können Sie unsere AI Mailbox natürlich trotzdem unkompliziert nutzen. Um das bestmögliche Ergebnis zu erhalten, benötigen wir hierfür einen aus Ihrem ERP-System exportierten Kundendatenstamm. Das ermöglicht unserer Software auch, ohne angeschlossenes Kundenportal Anrufer zu erkennen und zuzuordnen. Über eingehende Anrufe und deren Inhalte, werden Sie anschließend per E-Mail informiert.
Meinungsumfrage schon vor der Integration
Die Unsicherheit darüber, wie ein optimierter Kundenservice mittels Künstlicher Intelligenz von Ihrer Kundschaft angenommen wird, ist verständlich. Viele unserer Kunden hatten anfänglich dieselben Sorgen. Aus diesem Grund möchten wir mit Ihnen das Vorgehen der Karl Schmidt Hausverwaltungen GmbH teilen.
Die Karl Schmidt Hausverwaltungen GmbH hat im Vorfeld ihrer gratis Testphase eine Umfrage bei ihrer Kundschaft durchgeführt. Dieses Vorgehen erscheint auf den ersten Blick aufwendig, aber die Ergebnisse werden Ihnen ein Stück Sicherheit über die Akzeptanz einer automatisierten Anrufannahme innerhalb Ihres Unternehmens geben können.
Die Ergebnisse der durchgeführten Umfrage ergab, dass knapp zwei Drittel der Eigentümer dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Kundenservice offen bis neutral gegenüberstehen. Der geringste Anteil an Eigentümern stand dem Einsatz ablehnend gegenüber. Nach diesem Ergebnis entschied sich unser Kunde für die Zusammenarbeit mit uns und profitiert heute vom Einsatz unserer AI Mailbox.
Erster Einsatz der KI in Projektteams
Immer wieder beobachten wir, dass unsere Kundschaft den Umstieg auf die AI Mailbox mit Vorsicht angehen. Viele unserer Kunden beginnen mit kleinen Projektteams. Das bedeutet, dass anfänglich erst ein kleiner Teil ihrer Mitarbeiter unsere AI Mailbox in ihrem Arbeitsalltag testen. Nachdem die Testphase beendet und evaluiert wurde, entscheiden sich viele den Einsatz der automatisierten Anrufannahme auszuweiten.
Einige unserer Kunden gehen sogar so weit, dass sie jeden eingehenden Anruf von unserer AI Mailbox annehmen lassen. Wir empfehlen jedoch auch persönliche Sprechzeiten einzurichten.
Transparenz schafft Akzeptanz
Ein weiterer entscheidender Faktor für die weitgehende Akzeptanz bei Ihren Kunden und Mitarbeitern ist, dass Sie Transparenz über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Kundenservice schaffen.
Mitarbeiter ermutigen und Sorgen nehmen
Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern die Mehrwerte, die Sie durch den Einsatz der automatisierten Anrufannahme erwarten und warum Sie neuartige Technologien einsetzen wollen. Hören Sie sich die Bedenken Ihrer Mitarbeiter an und involvieren Sie sie in den Prozess der Implementierung. Beispielsweise können gemeinsam Zeiten festgelegt werden, in der die AI Mailbox die Anrufe annimmt oder die Ansagetexte gemeinsam gestaltet und angepasst werden. Mitarbeiter haben oft Sorge, dass sie und ihre Arbeit ersetzt werden soll. Es ist wichtig ihnen diese Sorge zu nehmen und transparent darzulegen, dass die automatisierte Anrufannahme ihren Arbeitsalltag erleichtern soll und keinen Ersatz darstellt.
Mieter und Eigentümer informieren und aufklären
Unsere Kunden machen sich aber vor allem Sorgen darum, wie der Einsatz der AI Mailbox bei ihrer Kundschaft ankommt. Auch hier ist zu betonen, dass Transparenz für breitere Akzeptanz sorgt.
Informieren Sie Ihre Mieter und Eigentümer über den künftigen Einsatz Künstlicher Intelligenz im Kundenservice. Erläutern Sie auch hier die Vorteile, die Ihre Kundschaft erwarten kann, wie zum Beispiel die durch den Einsatz resultierende schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen. Unsere Kunden haben ganz unterschiedliche Wege Ihre Kundschaft über den Einsatz der automatisierten Anrufannahme zu informieren: Manche verschicken E-Mails oder Briefe, andere informieren Ihre Kundschaft über das genutzte Kundenportal oder sie integrieren die Information in den Ansagetext der AI Mailbox. Die Hausverwaltung Wittmann GmbH stellt ihren KI-Assistenten Ludwig sogar als Teil des Teams auf ihrer Webseite vor.
Langsam starten & erfolgreich Prozesse optimieren
Zusammenfassend können wir sagen, dass der Großteil unserer Kundschaft den Einsatz der AI Mailbox vorsichtig startet und dann nach und nach im Unternehmen ausweitet. Je mehr Zeit vergeht, um so mehr Einsatzmöglichkeiten unseres Produkts sehen unsere Kunden. Denn je länger die Mitarbeiter die automatisierte Anrufannahme nutzen, desto deutlicher werden die Vorteile wie besseres Zeitmanagement, mehr Ruhe bei der Bearbeitung von Vorgängen und weniger Stress.
Der langsame und bewusste Einstieg sorgt gleichzeitig für mehr Akzeptanz bei Ihren Mietern und Eigentümern. Wir wollen ehrlich sein: Anfänglich werden viele Anrufe abgebrochen, sobald die KI ans Telefon geht. Doch nach einer gewissen Zeit stellt sich Akzeptanz ein. Einige unserer Kunden berichten sogar, dass einige ihrer Mieter bewusst außerhalb der Sprechzeiten anrufen, weil sie wissen, dass unsere AI Mailbox den Anruf annimmt. Denn auch Ihre Kundschaft wird feststellen, dass durch den Einsatz neuer Technologien und den damit verbundenen optimierten Prozessen Vorteile für sie entstehen, wie beispielsweise eine schnellere Bearbeitung ihrer Anliegen.
Schlussendlich stellt sich nach einem erfolgreichen Implementierungsprozess und einer gewissen Übergangszeit für alle Beteiligten mehr Zufriedenheit ein. Also worauf warten Sie noch? Testen Sie unsere AI Mailbox doch einfach mal für 14 Tage kostenlos. Sollten Sie noch weitere Bedenken oder Fragen haben, dann kontaktieren Sie uns gerne.