DSGVO im Fokus: Datenschutz und Künstliche Intelligenz
So sicher sind Ihre Daten bei MANAGBL.AI
Inhaltsverzeichnis
Datenschutz und Künstliche Intelligenz - Geht das überhaupt?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Für viele Unternehmen seit 2018 ein Damoklesschwert, das über ihren Köpfen schwebt. Mit zunehmender Digitalisierung sind Daten einer der wertvollsten Ressourcen geworden, aber eben auch genau so schützenswert.
Vor allem bei der Nutzung von neuartigen Technologien wie Künstliche Intelligenz werden viele misstrauisch. Denn KI’s werden umso besser, umso mehr Daten sie füttern. Doch dabei ist wichtig zu erwähnen: Es geht nicht darum, dass man so viele Daten wie möglich sammelt, sondern die richtigen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie wir bei MANAGBL Datenschutz gewährleisten, wenn Sie unsere AI Mailbox nutzen.
Gerade der Einsatz von Künstlicher Intelligenz birgt besondere Herausforderungen an die rechtmäßige Datenverarbeitung. Denn bei der Nutzung von KI geht es vor allem darum, eine große Anzahl an Daten zu sammeln, zu analysieren und daraus Aktionen abzuleiten. Das Ziel dabei ist stets, die Prozesse in Ihrer Hausverwaltung bestmöglich zu unterstützen und effizienter zu gestalten.
Smart Data statt Big Data!
Um den Datenschutz einzuhalten, sammelt MANAGBL jedoch nur relevante Daten. Das heißt, dass alle Daten, die von unserer AI Mailbox gesammelt werden, dem Zweck dienen, die Prozesse in Ihrer Hausverwaltung zu optimieren und Ihren Kundenservice zu verbessern. Wichtig zu verstehen ist, dass eine KI nur so gut ist, wie die Daten mit der sie gefüttert wird. Daher legen wir großen Wert darauf, die wesentlichen und vor allem branchenrelevante Daten zu sammeln.
Wir verstehen, dass Datenschutzbestimmungen bei der Nutzung unserer AI Mailbox Bedenken hervorrufen können. Doch Sie können sich sicher sein, dass uns der Schutz der Daten Ihrer Mieter und Eigentümer und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für uns genauso wichtig sind.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Um rechtlich gut abgesichert zu sein, schließen wir mit Ihnen zu Beginn unserer Zusammenarbeit einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Voraussetzung für einen AVV ist, dass wir als Auftragsverarbeiter eine Dienstleistung erbringen, die Sie bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben unterstützt. Unsere AI Mailbox hilft Ihrer Hausverwaltung beispielsweise dabei, Mieteranfragen aufzunehmen, zu kategorisieren und zu priorisieren. So können Sie einen effizienteren Kundenservice anbieten.
Genauer gesagt, regelt der Auftragsverarbeitungvertrag die Beziehung zwischen uns als externem Dienstleister und Ihnen als unserem Kunden. Der AVV legt dabei genau fest, wie wir die gesammelten Daten verarbeiten und schützen. So wird sichergestellt, dass wir Ihre Daten nur gemäß Ihren Anweisungen und den gesetzlichen Vorgaben — insbesondere gemäß der DSGVO — verwenden und sie nicht für andere Zwecke nutzen oder an Dritte weitergeben.
Wichtig zu wissen: Sie als Auftraggeber bleiben dabei stets verantwortlich für die Datenerhebung und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
Integration in Ihre Datenschutzerklärung
Ein weiterer wichtiger Schritt ist es, dass Sie uns als Dienstleister in Ihre eigene Datenschutzerklärung für Ihre Hausverwaltung mit aufnehmen. Dabei sollten Sie uns als Firma namentlich benennen und angeben, welche Art von Daten und zu welchem Zweck diese verarbeitet werden. Erwähnen Sie außerdem, dass die Datenverarbeitung im Rahmen eines AVV und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen erfolgt. So schaffen Sie Transparenz und Vertrauen bei Ihren Mietern und Eigentümern.
Hinweis auf Datenschutz in Ihrer Telefonansage
Auch Ihre Mieter und Eigentümer werden offene Fragen zum Thema Datenschutz und Künstliche Intelligenz haben. Daher empfehlen wir Ihnen zusätzlich, in Ihrer individuell angepassten Telefonansage einen Hinweis auf den Datenschutz einzufügen. Dies zeigt Ihren Mietern und Eigentümern, dass Sie sich um den Schutz ihrer Daten kümmern und die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Ein kurzer Hinweis wie „Wir nehmen den Datenschutz ernst und verwenden Ihre Daten nur gemäß der geltenden Datenschutzbestimmungen“ kann bereits ausreichen, um das Vertrauen Ihrer Kunden weiter zu stärken.
Datenverarbeitung innerhalb der EU
Als letzten wichtigen Punkt möchten wir betonen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ausschließlich im Gebiet der Europäischen Union stattfindet. Dies bedeutet, dass Ihre Daten den strengen Datenschutzstandards der EU unterliegen und nicht in Länder übertragen werden, die möglicherweise nicht die gleichen Schutzmaßnahmen bieten. Des Weiteren ist es uns aufgrund des abgeschlossenen AVV auch nicht ohne Ihre Zustimmung erlaubt, dies zu ändern. So sind Sie und Ihre Hausverwaltung immer auf der sicheren Seite.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel einige Bedenken in Bezug auf den Datenschutz nehmen konnten. Sollten Sie noch offene Fragen zum Thema Datenschutz und Künstliche Intelligenz haben, dann schreiben Sie uns gerne eine E-Mail. Hier können Sie unsere Datenschutzbestimmungen bei Verwendung unserer automatisierten Anrufannahme nachlesen.
Sind alle Fragen geklärt? Dann informieren Sie sich hier über alle Funktionen unserer AI Mailbox. Gerne können Sie unsere Software für Ihre Hausverwaltung kostenlos testen. Füllen Sie dafür einfach das Kontaktformular aus und wir melden uns umgehend bei Ihnen.
