Hausverwaltung digitalisieren: 5 Praxisbeispiele für modernen Kundenservice mit KI
Steigende Kundenerwartungen und Fachkräftemangel fordern Hausverwaltungen heraus. Erfahren Sie in Praxisbeispielen, wie digitale Telefonlösungen und KI-gestützter Kundenservice Arbeitsprozesse vereinfachen.
Inhaltsverzeichnis
Die Anforderungen an den Kundenservice in der Wohnungswirtschaft steigen stetig: Mieter erwarten schnelle Antworten, Fachkräftemangel belastet die Teams und klassische Telefonlösungen stoßen an ihre Grenzen. Viele Hausverwaltungen suchen deshalb nach effizienten, digitalen Lösungen, um ihre Prozesse zu modernisieren und die Mieterzufriedenheit zu steigern.
Digitale Telefonlösungen und KI-gestützter Kundenservice bieten eine echte Alternative zu klassischen Anrufbeantwortern und externen Callcentern. Sie ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Anliegen, entlasten die Mitarbeitenden und reduzieren die Kosten – ohne auf persönliche Betreuung zu verzichten.
In diesem Beitrag zeigen wir anhand von fünf Praxisbeispielen, wie über 400 Hausverwaltungen mit MANAGBL.AI ihre Kommunikation optimieren, Mitarbeitende entlasten und die Servicequalität nachhaltig verbessern konnten.
Verbesserte Servicequalität bei steigenden Kundenerwartungen durch KI am Telefon
- Dr. Offizier Immobilien GmbH
- 4.000 Einheiten
- Nutzt casavi
Herausforderung: Hohe Kundenerwartungen bei gleichzeitig begrenzten Personalressourcen
Einsatz von MANAGBL: Außerhalb der Sprechzeiten, und bei hohem Anrufaufkommen
Ergebnis: Schnellere Reaktionszeiten, weniger Stress im Alltag, ein attraktiverer Arbeitsplatz für Fachkräfte und Auszeichnung zum Verwalter des Jahres 2024
Kunden erwarteten schnelle Hilfe und exakte Auskünfte, das Team war jedoch durch ständige Telefonunterbrechungen überlastet. Ein Callcenter war nach schlechten Erfahrungen keine Lösung mehr, da dies zu Fehlkommunikation führte und dadurch der Arbeitsaufwand anstieg.
Die Digitalisierung des Kundenservice brachte die Lösung und Entlastung, die das Team brauchte, um den steigenden Ansprüchen gerecht zu werden.
Mitarbeitende arbeiten durch die Anbindung an casavi effizienter, Unterbrechungen sinken und flexible Homeoffice-Modelle wurden möglich.
Die Servicequalität der Immobilienverwaltung bleibt trotz steigender Erwartungen hoch. 2024 wurde dem Immobilienverwalter eine Auszeichnung zum Verwalter des Jahres verliehen.
„Was für uns besonders hilfreich ist, ist, dass die Vorgänge in unserem Kundenportal CASAVI automatisiert den entsprechenden Personen zugeordnet sind.“
Maximilian Offizier,
Dr. Offizier Immobilien GmbH
Ausgezeichneter Service in der Kategorie MieterInnen im Fokus: Digitalpionier der Wohnungswirtschaft
- WBG Bad Salzungen
- 2.400 Einheiten
- Nutzt IVMPro
Herausforderung: Hoher manueller Aufwand durch klassischen Anrufbeantworter
Einsatz von MANAGBL: außerhalb der Sprechzeiten und bei hohem Anrufaufkommen
Ergebnis: Deutlich schnellere Bearbeitung und Auszeichnung für die Pionierarbeit im Bereich MieterInnen im Fokus
Die WBG Bad Salzungen nutzte lange einen klassischen Anrufbeantworter. Mitarbeitende mussten täglich Nachrichten abhören, mitschreiben und manuell nachbearbeiten. Wertvolle Zeit, die bei der Bearbeitung von Anliegen fehlte.
Mit der Einführung von MANAGBL wurden die Prozesse vollständig digitalisiert: Anrufe werden transkribiert, relevante Infos automatisch extrahiert und direkt im IVMPRO-Portal dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Die persönliche Ansprache bleibt erhalten, durch den digitalen Ansprechpartner „Willi“ fühlen sich die Mitglieder weiterhin gut betreut. Das überzeugte auch die Branche.
Hausverwaltung digitalisieren und 24/7 erreichbar sein, ohne dass Telefone klingeln
- Kager-Knapp Immobilien GmbH
- 3.600 Einheiten
- Nutzt iDWELL
Herausforderung: Hoher Telefonstress, lautes Büro und überlastete Mitarbeitende
Einsatz von MANAGBL: Rund um die Uhr, mit Priorisierung von Notfällen
Ergebnis: Ruhiges Büro, zufriedenere Kunden und 15 mehr Liegenschaften ohne zusätzliches Personal
Früher war das Büro von Kager-Knapp hektisch: Ständig klingelnde Telefone und hoher Druck prägten den Alltag. Mit MANAGBL.AI wurde der komplette Telefonservice digitalisiert. Heute klingeln die Telefone nur noch bei Notfällen und wichtigen Anrufen, alle anderen Anliegen werden automatisch aufgenommen, transkribiert und in iDWELL dem passenden Ticket zugeordnet.
Das Ergebnis ist eine ruhige Arbeitsatmosphäre, schnellere Bearbeitung und zufriedene Kunden. Durch die Effizienzsteigerung konnte das Team 15 mehr Liegenschaften verwalten, ohne zusätzliches Personal. Mitarbeitende aus anderen Verwaltungen sind begeistert von der Arbeitsatmosphäre, die durch die KI-Anrufannahme entstanden ist.
„Wenn ich sagen würde, wir drehen das wieder ab, dann wäre das wie eine Drohung.“
Maria Magdalena Kager-Knapp,
Kager-Knapp Immobilien GmbH
80 % Kosten einsparen durch Digitalisierung im Kundenservice
- Führer & Brungs GmbH
- 3.000 Einheiten
- Nutzt facilioo
Herausforderung: Externes Callcenter verursachte hohe Kosten und fehlerhafte Auskünfte
Einsatz von MANAGBL: Außerhalb der Sprechzeiten und bei Überlastung
Ergebnis: 80 % Kosteneinsparung und höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Rückmeldungen
Die Hausverwaltung Führer & Brungs setzte zunächst auf ein externes Callcenter, um die Erreichbarkeit zu verbessern und das Serviceteam zu entlasten.
Doch falsche Auskünfte, mangelhafte Kommunikation und hoher Koordinationsaufwand machten das System zur Belastung.
Mit der KI-Anrufannahme von MANAGBL.AI läuft der Kundenservice nun digital. Anrufe werden transkribiert, relevante Informationen extrahiert und direkt in facilioo dem richtigen Vorgang und Mitarbeitenden zugeordnet.
Die Umstellung brachte gleich mehrere Vorteile: 80 % der Callcenter-Kosten wurden eingespart, die Bearbeitung beschleunigt und die Kundenzufriedenheit spürbar gesteigert. Kunden sind begeistert von dem modernen digitalen Service.
Fluktuation stoppen durch umstrukturierten Servicealltag
- Bayerische Immobilien Management GmbH
- 20.000 Einheiten
- Nutzt casavi
Herausforderung: Steigende Anruflast, Fachkräftemangel und hohe Fluktuation
Einsatz von MANAGBL: Außerhalb der Sprechzeiten und bei Überlastung
Ergebnis: Höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden und langfristige Mitarbeiterbindung
Ständige Anrufe unterbrachen den Arbeitsfluss der Immobilienverwaltung und belasteten dabei die Mitarbeitenden bei der Bearbeitung der Anliegen.
Die Arbeitsatmosphäre veränderte sich bei erhöhter Anruflast so stark, dass der Arbeitsalltag zur nicht mehr tragbaren Belastung wurde.
Mit MANAGBL.AI wurden Serviceabläufe, nach dem Vorbild großer Unternehmen anderer Branchen, angepasst und digitalisiert.
Statt langen Telefonwarteschleifen geben Anrufende ihr Anliegen direkt an den KI Anrufbeantworter weiter. Mitarbeitende sehen nun strukturierte Zusammenfassungen, die direkt in der Verwaltersoftware casavi dem richtigen Vorgang zugeordnet sind.
Die Vorteile waren schon am ersten Tag sichtbar, es gab weniger Stress und dafür ein flexibleres Arbeitsmodell, das höhere Zufriedenheit schaffte und eine sinkende Fluktuation auslöste.
„Das größte Ergebnis, was für uns als Unternehmen spürbar ist, ist einfach, dass die Mitarbeiter mehr Zeit haben , auch einen wichtigen Teil ihrer Arbeit zu erledigen, weil sie nicht mehr telefonieren müssen.“
Robert Bendlin,
Bayerische Immobilien Management GmbH
Fazit: Digitale Telefonlösungen sind der Schlüssel für modernen Kundenservice
Die Praxisbeispiele zeigen: Hausverwaltungen, die auf digitale Kundenservice-Lösungen setzen, gewinnen doppelt, sie entlasten ihre Teams und steigern die Mieterzufriedenheit.
Ob Auszeichnung zum Digitalpionier, 80 % Kosteneinsparung oder gesenkte Fluktuation: Die Digitalisierung der Telefonprozesse zahlt sich aus, um den aktuellen Herausforderungen der Branche entgegenzuwirken.
4.300 Einheiten • Integriert: fluks
Darum bringt halbe Erreichbarkeit doppelten Nutzen für Kunden und Team
Maximilian Remele,
Michael Schumacher Liegenschaftsverwaltung
20.000 Einheiten • Integriert: casavi
Fluktuation in der Immobilienbranche aufhalten durch den Einsatz von KI
Robert Bendlin,
Bayerische Immobilien Management GmbH
4.000 Einheiten • Integriert: casavi
Kund:innen erwarten mehr, aber wie liefern, ohne das Team zu überlasten
Maximilian Offizier,
Dr. Offizier Immobilien
8.000 Einheiten • Integriert: IVMPRO
Die „gute alte Genossenschaft“ setzt KI ein und auch die skeptischen Mitglieder sind begeistert
Pia Koch,
Wohnungsbaugenossenschaft Greifswald eG
3.600 Einheiten • Integriert: iDWELL
In dieser österreichischen Immobilienverwaltung klingelt kein Telefon mehr
Maria M. Kager-Knapp,
Kager-Knapp Immobilien GmbH
2.500 Einheiten • Integriert: iDWELL
Erreichbarkeit um jeden Preis? Was ständige Verfügbarkeit Hausverwaltungen kostet
Dana Siegel,
Hausverwaltung Bels
Die Kernpunkte auf einem Blick
MANAGBL.AI ist eine Softwarelösung, die speziell für die Immobilienwirtschaft entwickelt wurde, um die Kundenkommunikation und interne Prozesse zu optimieren. Mit dem KI Anrufbeantworter können Hausverwaltungen und Wohnungsgenossenschaften effizienter arbeiten, indem sie eingehende Anrufe automatisiert verwalten.
Sie reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt die Bearbeitung, entlastet die Mitarbeitenden, reduzieren die Fehlerquote und steigert die Kundenzufriedenheit.
Ja, durch intelligente Personalisierung und gezielte Weiterleitung bleibt der persönliche Kontakt erhalten, bei deutlich höherer Effizienz. Wir empfehlen persönliche Sprechzeiten reduziert beizubehalten, um sensible Anliegen noch persönlich entgegenzunehmen.
Ja, digitale Kundenservice-Lösungen steigern die Zufriedenheit von Kunden erheblich.
Gründe dafür sind:
- Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit ohne Warteschleifen
- Schnellere Rückmeldungen, da Anliegen sofort strukturiert im System erscheinen
- Klarheit und Transparenz, weil Informationen nicht verloren gehen und evtl. sogar einsehbar für Kunden sind
Das Ergebnis: höhere Servicequalität und eine stärkere Bindung zwischen Verwaltung und Kunden
Sie können spannende Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die bereits MANAGBL.AI implementiert haben, auf unserer Website finden: Hier klicken!
Zudem stehen Ihnen auch Beratungsangebote zur Verfügung, falls Sie individuelle Fragen oder Anliegen haben.
