Fluktuation in der Immobilienbranche: Wenn Erreichbarkeit nicht mehr zielführend ist
Mit MANAGBL.AI Fachkräfte entlasten und durch mehr Flexibilität im Arbeitsalltag, Zufriedenheit im Serviceteam schaffen.
Bayern
Hauptsitz
20.000
Einheiten
Integriert
seit
2024
verwaltet
WEG
Property Management
Sondereigentums-verwaltung
In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen der Kunden verändert. Sie erwarten schnelle Antworten, unkomplizierte Lösungen und eine durchgängige Erreichbarkeit, sei es bei Schadensmeldungen, Vertragsfragen oder allgemeinen Anliegen.
Gleichzeitig sind Immobilienverwaltungen mit wachsenden Verwaltungsaufgaben konfrontiert, während der Fachkräftemangel die Situation weiter verschärft und die Fluktuation steigt.
Auch bei der Bayerischen Immobilien Management GmbH spürte das Team diese Entwicklung deutlich: Die Zahl der telefonischen Anfragen nahm stetig zu, oft mit komplexeren Anliegen.
Die Herausforderung lag nicht nur in der Masse an Anrufen, sondern in der Art der Anfragen.
Viele Anrufer wollten lediglich einen Schaden melden oder eine Information weitergeben, für die kein ausführliches Telefonat nötig gewesen wäre. Doch dieser Meldungen musste von den Mitarbeitenden aufgenommen, zugeordnet und in die richtigen Bahnen gelenkt werden.
„Wenn der Kunde anruft, war unser Ziel, dass der Mitarbeiter auch rangeht und das Thema löst oder das Anliegen aufnimmt. Tatsächlich hat sich das aber einfach überholt. Das ist einfach die Menge an Anrufen nicht mehr bewältigbar.“
Mitarbeitende gaben ihr Bestes, doch zwischen persönlichen Terminen, E-Mails und laufenden Projekten blieb immer weniger Zeit für ungestörtes Arbeiten.
Das Ergebnis?
Hohe Arbeitsbelastung, steigender Druck, Fluktuation und die Herausforderung, allen gerecht zu werden, ohne die eigene Effizienz zu verlieren.
Das Dilemma der Wohnungswirtschaft: Service sichern und Mitarbeitende entlasten
Während einige Mitarbeitende ständig ans Telefon gingen, blieb weniger Zeit für die Bearbeitung von Vorgängen.
Die Konsequenz? Rückrufe verzögerten sich, und wichtige Aufgaben blieben liegen.
“Dann kommt dazu, dass der Kunde unzufrieden ist, weil er uns trotz Telefonzeiten nicht erreicht. Wir sind unzufrieden, weil, egal wie lange wir telefonieren, trotzdem der Nächste direkt in der Schlange steht und wir so unserer eigentlichen Arbeit nicht nachkommen konnten, also eine klassische Lose-Lose-Situation.”
Gleichzeitig wurde es schwieriger:
- neue Fachkräfte zu gewinnen
- Die hohe Arbeitslast und der ständige Spagat zwischen Erreichbarkeit und Effizienz
- qualifiziertes Personal zu halten
Die Bayerischen Immobilien Management GmbH ist sich der Herausforderungen der Fluktuation in der Branche bewusst und wollte es nicht so weit kommen lassen.
Es brauchte eine einfache Lösung, welche sich schnell in den Arbeitsalltag integrieren lässt und Mitarbeitende nicht zusätzlich belastet.
Wie weniger Anrufe entgegengenommen werden und Immobilienverwaltungen trotzdem mehr für die Kunden da sind
Die Bayerische Immobilien Management GmbH suchte eine Lösung, die das Team entlastet, ohne die Qualität des Services zu beeinträchtigen.
Eine einfache Telefonzentrale oder ein Anrufbeantworter kamen nicht infrage, das hätte weder die Anruflast reduziert noch für eine bessere Organisation gesorgt.
Aktuelle Herausforderungen, brauchen zeitgemäße Lösungen:
Hier kam die AI Mailbox von MANAGBL.AI ins Spiel.
Anders als ein klassischer Anrufbeantworter nimmt die AI Mailbox nicht nur Anrufe entgegen, sondern erfasst und verarbeitet Anfragen intelligent.
Statt starrer Tonbandansagen stellt die AI Mailbox Rückfragen, nimmt relevante Informationen auf, kategorisiert die Anliegen und überträgt sie direkt ins Verwaltungssystem.
Konkret bedeutet das für die Bayerische Immobilien Management GmbH:
- Anliegen werden sofort erfasst und weitergeleitet, ohne dass ein Mitarbeitender das Telefonat annehmen muss.
- Mitarbeitende hören keine AB-Nachrichten mehr ab, sondern sehen direkt eine strukturierte Zusammenfassung mit allen wichtigen Infos.
- Wiederkehrende Anfragen werden gebündelt, sodass doppelte Arbeit vermieden wird.
- Dringliche Anliegen werden automatisch priorisiert, sodass Notfälle sofort erkannt werden.
Die Einführung war erstaunlich unkompliziert.
Innerhalb kürzester Zeit war die AI Mailbox einsatzbereit und fügte sich nahtlos in die bestehenden Prozesse ein. Das Team musste sich nicht an eine komplett neue Arbeitsweise gewöhnen.
Im Gegenteil: MANAGBL.AI passte sich an die Anforderungen des Unternehmens an, nicht umgekehrt.
Weniger Telefonklingeln bedeutet besserer Kundenservice
„Also das größte Ergebnis, was für uns als Unternehmen spürbar ist, ist einfach, dass die Mitarbeiter mehr Zeit haben , auch einen wichtigen Teil ihrer Arbeit zu erledigen, weil sie nicht mehr telefonieren müssen. weil damit die Zufriedenheit steigt.“
In der Bayerischen Immobilien Management GmbH ist die AI Mailbox von MANAGBL.AI eine Antwort auf die wachsenden Anforderungen der Wohnungswirtschaft.
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Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
