Wie die “gute alte Genossenschaft” KI einsetzt und auch die skeptischen Mitglieder plötzlich begeistert sind
Die Wohnungsbau-Genossenschaft Greifswald machts vor und zeigt, wie die Einführung von KI, für Mitglieder und Personal erfolgreich gemeistert wird
Greifswald
Hauptsitz
8.000
Einheiten
Integriert
seit
2024
verwaltet
Gewerbeimmobilien
Mietwohnungen
Stellplätze
Der Montagmorgen beginnt mit dem Abhören des Anrufbeantworters und endet im Zettelchaos
Der Arbeitsalltag startete früher mit dem Abhören unzähliger Nachrichten, die außerhalb der Sprechzeiten aufs Band gesprochen wurden, besonders montags:Dann warteten alle Nachrichten vom Wochenende darauf, abgehört, notiert, sortiert und weitergeleitet zu werden.
Ein Tag wie ihn viele Verwaltungen kennen und so auch die WWG Greifswald.
„Wir hatten immer zwei Personen im Kundencenter, die viel Zeit damit verbrachten, den AB abzuhören und sich alles zu notieren. Gerade nach dem Wochenende hat das viel Zeit gekostet.“
Typische Herausforderungen im Alltag:
- Hoher Aufwand durch manuelle Erfassung und Weiterleitung von Anrufen
- Doppelte Arbeit durch Rückfragen oder fehlende Infos
- Keine System-Integration des Anrufbeantworter
- Weiterleitung an Mitarbeitende = doppeltes Abhören
Zudem hat sich das Kommunikationsverhalten der Mietenden mit den Jahren verändert.
Persönliche Vorsprachen nehmen ab, bei kleineren Anliegen wird schneller zum Hörer gegriffen, etwa bei Fragen zur Abrechnung oder zur Grünpflege. Gespräche, die in Sekunden lösbar wären, dauerten so manchmal mehrere Minuten.
Das kostet Zeit in klassischen Sprechzeiten, die an andere Stelle gebraucht wurden.
Die Genossenschaft stand vor der Herausforderung, moderne Kommunikation einzuführen und gleichzeitig die persönliche Bindung zu ihren Mitgliedern zu wahren. Ein anonymes Callcenter war daher keine Option
Kein neues Tool, kein Mehraufwand, sondern ein digitaler Kollege, der ohne Schulung funktioniert
Gesucht wurde eine Lösung, die sich in bestehende Prozesse integriert und keine zusätzliche Belastung schafft.
Die Wahl fiel auf die Mailbox Pro von MANAGBL.AI die von Serviceteam „Daniel“ genannt wird
„Wir haben uns entschieden, Daniel außerhalb der Geschäftszeiten einzusetzen. Und es hat sofort gut funktioniert.“
Hier wird bewusst Persönlichkeit gesetzt, sogar bei der Namenswahl für ihre neue
KI-Lösung.
Mit der Integration von MANAGBL.AI in IVM übernimmt Daniel:
- Annahme & Transkription eingehender Anrufe außerhalb der Erreichbarkeitszeiten
- Rückfragen zu fehlenden Informationen für die weitere Bearbeitung
- Automatische Ticketerstellung im IVM-System
- Kategorisierung & Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeitenden
- Bündelung von wiederkehrenden Anliegen
- Kein Toolwechsel, keine Einarbeitung, das Team arbeitet wie gewohnt in IVM
Von Skepsis zur Erleichterung: So schafft die Genossenschaft Nähe & Transparenz durch KI
Die Einführung von KI war sensibel, verständlicherweise.
Es gab Unsicherheiten unter den Kollegen: Bedeutet das mehr Arbeit? Muss ich mich in ein neues System einarbeiten? Was passiert mit meinem Aufgabenbereich?
Doch für Pia Koch war das kein Grund zurückzuschrecken, ganz im Gegenteil. Sie erkannte das Potenzial digitaler Mieterkommunikation und überzeugte ihr Team, das Projekt mitzugehen:
„Die größte Überraschung war: Es kam gar kein neues Tool. Daniel arbeitet direkt im IVM, das kannten alle. Die Integration lief problemlos und plötzlich musste niemand mehr den AB abhören.“
Mit dem Wegfall des AB-Abhörens konnten sich die Mitarbeitenden stärker auf die Bearbeitung konzentrieren. Es blieb mehr Zeit für komplexe Vorgänge, Rückrufe konnten gezielt geplant werden.
Auch die Mitglieder wurden nicht ins kalte Wasser geworfen, denn Vertrauen entsteht durch Transparenz.
Deshalb wurde im Mitgliedermagazin offen über „Daniel“ informiert und aufgezeigt, welche Vorteile die neue KI für beide Seiten bringt.
„Viele Mieter:innen haben sich gefreut, dass es schneller geht. Gerade die, die vorher öfter warten mussten, merken sofort den Unterschied.“
Was früher 5 Minuten dauerte, geht heute in 30 Sekunden
Mit der AI Mailbox von MANAGBL.AI hat die Wohnungsgenossenschaft eine Lösung gefunden, die das Serviceteam entlastet – ohne Kompromisse bei der Nähe zum Mitglied.
Die Prozesse sind heute strukturierter. Das Telefonklingeln ist kein Störfaktor mehr.
Die Mitarbeitenden haben außerhalb der Sprechzeiten wieder den Kopf frei für fachliche Bearbeitung, persönlichen Service und gute Kommunikation.
Konkret bedeutet das :
- Keine AB-Nachrichten mehr abhören: Statt minutenlangem Zuhören genügt ein Blick auf die transkribierte Nachricht.
- Weniger Mitschreiben: Alle Informationen liegen bereits schriftlich vor. Vollständig & nachvollziehbar.
- Direkte Übersicht: Anliegen sind klar zugeordnet & priorisiert – ganz ohne ständiges Weiterleiten.
- Zeitersparnis: Was früher 5 Minuten dauerte, braucht heute 30 Sekunden.
- Effizientere Bearbeitung: Mehr Zeit für echte Bearbeitung statt Doku.
- Mehr Ruhe im Büro: Keine ständigen Unterbrechungen durch klingelnde Telefone.
Die Wohnungsbaugenossenschaft Greifswald zeigt:
Auch eine „gute alte Genossenschaft“ kann mit KI moderne Kommunikation einführen, dabei Vertrauen stärken und zusätzlich ihren Service für beide Seiten verbessern.
Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
