Ohne Systemwechsel zum Kundenservice-Upgrade: KI-Ludwig zeigt, wie
Hausverwaltung Wittmann machts vor und zeigt, wie persönlich KI im Kundenservice ist
Chieming
Hauptsitz
3.100
Einheiten
Integriert
seit
2024
verwaltet
WEG-Verwaltung
Mietverwaltung
Gewerbeimmobilienverwaltung
Wenn Kunden eine Stimme erwarten und keine kalten Maschinen
Viele Hausverwaltungen zögern, trotz Fachkräftemangel, steigenden Erwartungen von Kunden und überlasteten Mitarbeitenden, KI im Kundenservice einzusetzen.
Der häufigste Grund? Die Sorge, dass Kunden lieber mit einem Menschen sprechen wollen.
Auch die Hausverwaltung Wittmann kannte diese Bedenken, doch sie haben mit der AI Mailbox eine Lösung gefunden, die persönlicher ist als jede Warteschleife.
Wer glaubt, künstliche Intelligenz sei unpersönlich, kennt Ludwig nicht
Menschen verbinden automatisierte Systeme oft mit kühler Distanz – doch genau hier setzt die Wittmann Hausverwaltung an. Statt von „dem System“ zu sprechen, wurde die AI-Mailbox Ludwig getauft. Diese simple Entscheidung machte den Unterschied:
- Persönlichkeit durch einen Namen: Kunden haben das Gefühl, sich an jemanden zu wenden, nicht an eine anonyme Maschine.
- Klare, strukturierte Kommunikation: Ludwig nimmt Anrufe entgegen, transkribiert sie und leitet die Anliegen direkt in das Verwaltungssystem an den zuständigen Mitarbeitenden weiter.
- Menschliche Nachbearbeitung: Ein Teammitglied prüft regelmäßig die Anfragen und ruft gezielt zurück, falls weitere Informationen benötigt werden.
Bei MANAGBL.AI wissen wir, dass persönliche Kommunikation entscheidend ist. Deshalb bieten wir eine Vielzahl an Stimmen an, die menschlich klingen, darunter auch speziell angepasste Dialektvarianten für österreichische Kunden.
Die Ergebnisse sind schnellerer, strukturierterer und weniger frustrierender Prozess für alle Beteiligten.
„Es ist immer gut, wenn Kunden etwas wiedererkennen. Ludwig ist die digitale Unterstützung, die uns hilft, Anrufe effizienter zu verwalten, ohne den persönlichen Kontakt zu verlieren.“
Schluss mit nervigen E-Mails: Einfach anrufen, fertig!
Nicht nur Kunden und das Personal profitieren von Ludwig, auch Handwerker:innen und Dienstleister erleben eine völlig neue Form der Zusammenarbeit.
Früher waren Handwerker darauf angewiesen, jemanden aus der Verwaltung zu erreichen, um Rückfragen zu klären.
Doch lange Warteschleifen, verpasste Anrufe und Rückrufe zu unpassenden Zeiten sorgten oft für ineffiziente Prozesse, die sich in die Länge zogen.
Daher ist Ludwig besonders für die Kommunikation mit Dienstleistern eine erhebliche Erleichterung. Viele Handwerker nutzen ihn, um unkompliziert Statusmeldungen zu hinterlassen, ohne lange E-Mails verfassen zu müssen.
„Einige unserer Hausmeister schreiben nicht gerne E-Mails. Sie wissen jetzt, dass Ludwig ihre Nachrichten zuverlässig weitergibt. Das spart Zeit und erleichtert die Kommunikation enorm.“
Ein Beispiel: Beim Ablesen von Heizungsständen können Handwerker einfach anrufen, die Werte durchgeben, und Ludwig leitet die Information direkt weiter. So bleibt der Prozess schnell und unkompliziert.
Durch die MANAGBL. A-Identifizierung von Objekt und Name wird der transkribierte Anruf des Handwerkers direkt am richtigen Ort gelagert und erreicht ohne Umwege den zuständigen Sachbearbeitenden.
Mit Ludwig gehört das Problem mit der Erreichbarkeit der Vergangenheit an
- Sofortige Erreichbarkeit: Keine Wartezeiten mehr! Anrufe werden erfasst, priorisiert und an die richtige Person weitergeleitet.
- Effizientere Koordination: Alle relevanten Informationen stehen direkt im System bereit, sodass Handwerker:innen schneller reagieren können.
- Mehr Planungssicherheit: Durch die Technische-Unterstützung gibt es weniger Missverständnisse und Doppelerfassungen.
Das Ergebnis: Eine reibungslose Kommunikation, die sowohl die Hausverwaltung als auch ihre Partner entlastet.
Warum Ludwig sogar menschlicher ist als klassische Telefonannahmen
Das Hauptargument gegen künstliche Intelligenz im Kundenservice ist die Sorge, dass die Kommunikation „kalt“ oder „unmenschlich“ wird.
Doch genau das Gegenteil ist der Fall:
- Kein Besetztzeichen mehr: Jede Anfrage wird aufgenommen und strukturiert weitergeleitet. Kein Frust durch unerreichbare Sachbearbeitende.
- Immer ein offenes Ohr: Ludwig hat keine schlechten Tage, keine Stressmomente, denn jede Anfrage wird freundlich und professionell bearbeitet.
- Gezielte Rückrufe mit Lösung: Statt hastiger Gespräche am Telefon erhalten Anrufende einen strukturierten Rückruf mit einer durchdachten Antwort.
Ludwig schafft genau das, was ein guter Kundenservice leisten soll: schnelle, strukturierte und lösungsorientierte Kommunikation.
Das Ergebnis: Mehr Fokus für Mitarbeitende, denn weniger Unterbrechungen, bedeuten mehr Zeit für echte Lösungen
Die Einführung der AI Mailbox hat gezeigt:
Es geht nicht darum, Menschen durch Maschinen zu ersetzen. Es geht darum, Kommunikation klüger zu gestalten.
Die schnellere Bearbeitung, durch die Unterstützung von Ludwig ermöglichte es der Hausverwaltung Ihren Service zu verbessern und die Kundennähe durch schnelle Rückmeldungen zu stärken.
Probieren Sie es selbst aus: KI kann mehr, als Sie denken!
Entdecken Sie, wie MANAGBL.AI Zeit für mehr Service schafft.
Die Hausverwaltung Wittmann macht es vor:
Automatisierung dort, wo es sinnvoll ist und persönliche Betreuung dort, wo sie gebraucht wird.
Case Study
Effektivere Arbeit schafft zufriedenere Mitarbeiter
Maximilian Offizier, Dr. Offizier Immobilien
